«Необходимое зло, которое может стать эффективным инструментом для достижения успеха. Так назвал рабочие встречи с руководством американский предприниматель, бывший председатель правления корпорации «Крайслер» Ли Якокка. Я убедилась в его правоте на собственном опыте и сегодня хочу поделиться им с вами».

Наш эксперт:
Ирина Соколовская, заведующая аптекой, которая успевает руководить предприятием, заниматься семьей и… писать статьи в журнал «Российские аптеки»

Сквозь тернии

Не секрет, что сотрудники не любят регулярные встречи с руководством, и, признаться, порой есть за что. И тем не менее, когда я стала заведующей аптекой, твердо решила, что в моем коллективе оперативки проводиться будут. 

Потому что при правильном подходе они могут стать мощным оружием в моих руках, которое позволит синхронизировать усилия команды и достичь результатов. Звучит красиво, не правда ли? И самое главное – это так и есть на самом деле. Но – обо всем по порядку.

Первое препятствие, с которым мне пришлось столкнуться, – предвзятое отношение сотрудников к каким бы то ни было собраниям. Стоило мне объявить, что в аптеке планируется оперативка, как первостольники начали многозначительно переглядываться, а у двух человек сразу же возникли уважительные причины, по которым они не могли присутствовать. Я сделала вид, что не заметила недовольства, и твердо сказала, что отныне оперативки будут регулярными и присутствие на них обязательно. А чтобы превратить утомительное собрание в результативное совещание, я принялась продумывать «оперативную тактику».

Все идет по плану

Прежде всего я разметила темы, которые хотела затронуть, прописав их по пунктам. Конечно, всякий раз перечень вопросов, которые обсуждаются на оперативках, будет различным. Но все же общий план представить можно.

Вступление 

Я стараюсь всегда делать его кратким и доброжелательным. Независимо от того, что мы будем обсуждать, лучше настроить сотрудников на позитив. А для этого не стоит начинать оперативку с «непробиваемым» лицом и «железным» голосом.

Обсуждаемые вопросы

Перечень тем, которые нужно поднять на оперативках, я стараюсь подбирать таким образом, чтобы чередовать «плюс» и «минус». Начать с чего-то положительного, похвалить, а потом перейти к негативу. Обсудить текущую ситуацию, проанализировать причины и предложить решения. При этом важно, чтобы в обсуждение включились все члены коллектива. После этого снова переключиться на позитив. На нем же я и заканчиваю оперативки, чтобы мотивировать к новым результатам.

Краткое подведение итогов

На этом этапе я проговариваю основные решения, которые были приняты, фиксирую их, и заканчиваю на позитивной ноте, даже если вся оперативка прошла в «глубоком миноре». Тут я руководствуюсь тактикой Штирлица – «запоминается последняя фраза». Наш киношный разведчик совершенно прав: действительно важно, как войти в нужный разговор. Но еще важнее – искусство выхода из него.

6 правил для успешной оперативки

Одна из целей оперативных совещаний – выйти из рутины и взглянуть на проблемы со стороны. Чтобы решить ее и достичь синергии «заведующий – коллектив», важно не только распланировать встречу, но и соблюдать еще несколько правил.

1. Оперативки должны быть регулярными

Я провожу их каждую неделю, и мои сотрудники уже научи­лись сами собирать «горячие» вопросы к очередному собранию.

2. Совещание должно проводиться в удобное время и в удобном месте

Каждый заведующий сам решает, когда именно проще собрать коллектив. Я делаю это в часы наименьшей нагрузки, когда большинство первостольников может отвлечься от работы.

3. Оперативка должна быть оперативной

Не нужно затягивать совещание и читать длинные нотации. Краткость и конструктив – вот девизы успешного совещания, которое проводится, «не отходя от кассы».

4. Участвуют все!

На моих оперативках присутствуют все члены коллектива, которые работают в этот день, кроме дежурных первостольников, продолжающих отпускать товар. Их я потом знакомлю с краткими тезисами и решениями.

5. Оперативка – дело коллективное

Никаких переходов на личности: все проблемы решаем сообща, используя местоимение «мы». Если у меня есть вопросы к конкретным первостольникам, я обсуждаю их конфиденциально. 

6. Улыбайтесь, господа!

Я уверена, что фармспециалисты не должны воспринимать оперативки, как способ «промыть мозги» и найти виновных. Доброжелательная атмосфера, которую может создать заведующий, – фундамент для конструктива. А значит, и для создания настоящей команды.

Журнал "Российские аптеки" № 6, 2023 г.