Несоблюдение актуальных требований надзорных органов может обернуться для аптеки не только санкциями и штрафами, но и временными и финансовыми потерями в результате судебных разбирательств. Расскажем о последних изменениях законодательства, которые необходимо учитывать в первую очередь, чтобы избежать этих осложнений. 

Новый СНИЛС

По закону с 01.04.2019 г. свидетельство СНИЛС, оформленное в виде зеленой карточки, больше не выдается, но является действительным. Номера СНИЛСа остаются прежними, но теперь вместо карточки СНИЛС планируется выдавать документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета (Федеральный закон от 01.04.2019 № 48-ФЗ).

Форма и порядок оформления этого электронного или бумажного уведомления находятся на завершающей стадии разработки и утверждения (см. проект постановления правления ПФ РФ от 17.05.2019).

Обязанности руководства аптеки останутся прежними. Если на гражданина, поступающего на работу впервые, не был открыт индивидуальный лицевой счет, аптека представляет в соответствующий территориальный орган ПФР сведения, необходимые для регистрации указанного лица в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Пока новая форма не утверждена, работники аптеки для оформления на работу могут предоставить СНИЛС либо электронный дубликат СНИЛСа. Оформить дубликат можно на портале в личном кабинете ПФР, лично в отделении ПФР, также можно прийти в МФЦ и запросить информацию по лицевому счету.

NB! Руководству аптеки нужно внести изменения в локальные трудовые акты и коллективные договоры. В них должно быть указано, что работник аптеки при приеме на работу предъявляет документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, в том числе и в электронном виде.

Электронные трудовые книжки

В настоящее время идет активная работа по замене бумажных трудовых книжек на сведения, которые будут храниться в электронном виде у работодателя и в ПФР. В электронные документы не будут вноситься сведения об образовании работника и о его поощрениях. Остальные данные сохранятся (проект Федерального закона № 748744-7). Переход на электронные трудовые книжки будет проводиться постепенно.

С 2020 года руководству аптеки придется одновременно вести и электронные, и бумажные трудовые книжки на всех работников. Нужно будет по старым правилам вносить записи в бумажную книжку и параллельно вводить сведения в информационную систему ПФР. С 2021 года бумажные трудовые книжки будут оформляться только на тех работников, которые специально подали об этом заявление. На остальных сотрудников, в том числе и на поступающих на работу впервые, заводятся электронные книжки. Сведения о них нужно будет сразу заносить в информационную систему. Срок полной отмены бумажных трудовых книжек пока не определен.

После начала перехода на электронные трудовые книжки сохранится обязанность выдать сведения о трудовой деятельности работнику в бумажном виде по его письменному требованию (ст. 62 ТК РФ) и при прекращении трудового договора (ст. 84.1 ТК РФ). Только с 2021 года это будет не копия трудовой книжки, а заверенная распечатка из информационной системы. Но если работник подал заявление о ведении на него бумажной трудовой книжки, нужно будет выдать также и ее заверенную копию.

Руководству аптеки можно порекомендовать следующие действия:

• внести изменения в локальные акты и коллективные договоры и трудовые договоры в части порядка работы с трудовыми книжками, с участием профсоюза (при наличии)

• установить или обновить программное обеспечение для передачи сведений в ПФР

• уведомить работников аптеки об изменениях и праве продолжать вести бумажную трудовую книжку

• получить от работников заявления о ведении трудовой книжки в бумажном виде

• отказавшимся от бумажных трудовых книжек выдать их на руки.

NB! С 2020 года нужно будет ежемесячно подавать электронные сведения о работнике в ПФР. С 2021 года в ПФР нужно будет подавать электронные сведения о приеме или увольнении работников не позднее следующего рабочего дня после издания приказа (проект Федерального закона № 748744-7). С 2020 года планируется ввести административную ответственность для должностных лиц, которые неоднократно в календарном году нарушают сроки подачи сведений в ПФР либо направляют неполную или искаженную информацию.

Диспансеризация: права и обязанности

С 2019 года законом предусмотрена возможность прохождения диспансеризации для работающих граждан (ст. 185.1 ТК РФ, Федеральный закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ). Диспансеризация проводится за счет средств ФОМС (Постановление Правительства РФ от 10.12.2018 № 1506) в медицинском учреждении, к которому прикреплен работник.

По заявлению работника руководство аптеки обязано освободить его от работы на 1 день 1 раз в 3 года с сохранением за ним места работы (должности) и среднего заработка. Средний заработок не сохраняется, если сотрудник захотел пройти диспансеризацию в нерабочее время.

Работники-предпенсионеры и пенсионеры имеют право на освобождение от работы на 2 рабочих дня 1 раз в год. Если сотрудник является совместителем или работает неполное рабочее время, освободить его от работы для прохождения диспансеризации нужно на целый день (2 дня).

NB! Предпенсионным возрастом считается возраст 5 лет и менее до назначения страховой пенсии по старости (примечание к ст. 144.1 УК РФ).

Направить работника на диспансеризацию нужно в следующем порядке (приказ Минздрава России от 13.03.2019 № 124н):

• убедиться, что по возрасту работник может проходить диспансеризацию в данном году

• определить количество дней, положенное ему для диспансеризации

• получить заявление от работника

• с датой (ами) диспансеризации

• издать приказ в произвольной форме с информацией о сохранении среднего заработка

• проставить в табеле дни диспансеризации (код «ОВ» или «27»).

ЕЩЕ РАЗ О ПРАВАХ ДОНОРОВ. Важное пояснение Минтруда: если работник аптеки сдал кровь во время ежегодного отпуска, ему нужно предоставить 2 дня отдыха с сохранением среднего заработка (письмо Минтруда России от 09.04.2019 № 14-2/ООГ-2513). Однако при этом новый работодатель не обязан предоставлять дни отдыха, если человек сдавал кровь до приема на работу (письмо Минтруда России от 25.03.2019 № 14-2/ООГ-2057).

Оценка условий труда

В декабре 2018 года истек срок действия всех результатов аттестации рабочих мест (ч. 4 ст. 27 Закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, письмо Минтруда от 08.04.2014 № 15-4/В-366). В связи с этим организации должны провести специальную оценку условий труда и указать результаты в тексте трудового договора.

Если спецоценка не проводилась, в трудовых договорах нужно привести общие характеристики рабочего места сотрудника (описание рабочего места, используемое оборудование, особенности работы с ним – письмо Минтруда от 14.07.2016 № 15-1/ООГ-2516). Также следует указать, в какой срок будет проведена спецоценка рабочего места и являются ли условия труда вредными в соответствии с утвержденными уполномоченными органами списками.

По результатам спецоценки в трудовых договорах указывается класс (подкласс) условий труда. Для работников с вредными и (или) опасными условиями труда дополнительно следует указать конкретные вредные факторы, а также полагающиеся таким работникам гарантии и компенсации (ч. 2 ст. 57 ТК).

Как правильно платить аванс

Выплата сотрудникам фиксированного аванса (например, в размере 40% оклада) создает основания для привлечения организации к административной ответственности, а также повышает вероятность трудовых споров. Нельзя уменьшать аванс на сумму НДФЛ (письмо Минтруда от 05.02.2019 № 14-1/ООГ-549). Аванс нужно выплачивать из расчета фактически отработанного времени (письма Минтруда от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, от 10.08.2017 № 14-1/В-725).

Чтобы избежать упомянутых рисков, в сумму аванса, помимо оклада, нужно включать (письмо Минтруда России от 20.03.2019 № 14-1/В-178):

• любые доплаты и надбавки, которые не зависят от итогов работы

• доплату за ночную работу

• доплату за совмещение должностей.

Не входят в аванс:

• премии, которые зависят от итогов работы

• доплата за работу в праздники

• сверхурочные. 

Юлия Жижерина

Журнал "Российские аптеки" №11, 2019