В отличие от обычных законов локальные нормативные акты действуют в пределах организации, которая их принимает. Но именно поэтому их значение в регулировании трудовых отношений в конкретной аптеке или аптечной сети очень велико. Как должна быть организована подготовка этих документов и каких ошибок следует избегать?

Что обязательно, а что нет?

В трудовом законодательстве нет четкого определения локальных нормативных актов. Согласно сложившейся практике к ним относят такие документы, как положения, правила, инструкции, регламенты, приказы по основной деятельности и др.

Трудовое законодательство перечисляет обязательные локальные нормативные акты, которые должны быть в каждой аптеке:

• Правила внутреннего трудового распорядка (далее ПВТР) (ст. 189 ТК РФ)
• Локальный акт об оплате труда (ст. 135 ТК РФ)
• Локальный акт о персональных данных (ст. 87 ТК РФ) – рекомендации по составлению документа дает Роскомнадзор
• Штатное расписание (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1)
• Приказ об утверждении формы расчетного листка (ст. 136 ТК РФ)
• График отпусков (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4414-6)
• Инструкции и правила по охране труда (ст. 212 ТК РФ, «Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда» утверждены Минтрудом РФ 13.05.2004)
• Положение об обучении требованиям охраны труда, Положение о системе управления охраной труда (ст. 212 ТК РФ). 

 

Условно обязательными локальными актами можно назвать документы, издавать которые необходимо при наличии регулируемых ими отношений в организации. К ним относятся:

• Положение о премировании
• Положение о командировках (ст. 166 ТК РФ, постановление правительства РФ от 13.10.2008 № 749)
• Положение об аттестации (ст. 81 ТК РФ, постановление ГКНТ СССР № 470, Госкомтруда СССР № 267 от 05.10.1973)
• Положение о коммерческой тайне (федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29.07.2004 № 98-ФЗ)
• Положение о добровольном медицинском страховании
• Регламенты согласно отраслевому законодательству (например, для фармацевтической отрасли и отрасли торговли).

 

Существуют и необязательные локальные нормативные акты – не предусмотренные законом, но необходимые для более четкой организации рабочего процесса. В качестве примеров приведем Положение о персонале, Положения об отделах, Корпоративный кодекс, Положение об обучении (ст. 196 ТК РФ), Положение об отпусках, Положение об использовании мобильной связи, о пропускном режиме, различные регламенты, стандарты, описание бизнес-процессов и т.д.

Как оформлять?

При издании локального нормативного акта следует учесть требования Правил заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ) (приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33) и ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст). Для некоторых локальных нормативных актов могут быть установлены особые правила. Например, штатное расписание должно оформляться по форме Т-3, а график отпусков – по форме Т-7 (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). С 01.01.2013 допускается разработка собственных форм учетной документации, однако формы должны соответствовать ст. 9 федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

 

Некоторые локальные нормативные акты должны приниматься только после учета мнения представительного органа работников (профсоюз) – при его наличии (ст.  372 ТК РФ, см. определение Московского городского суда от 25.06.2019 № 4га-615/2019). Это необходимо, например, при составлении графика отпусков (ст. 123 ТК РФ), при установлении системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), при утверждении ПВТР (ст. 189 ТК РФ), при разделении рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ) и т.д.

Как вносить изменения?

Изменения в локальные акты вносятся в том же порядке, в котором они разрабатывались и утверждались, в том числе с учетом мнения профсоюза, если этого требует трудовое законодательство.

При этом следует учесть, что некоторые изменения могут повлечь необходимость пересмотра трудовых договоров. В этом случае необходимо получить согласие работников аптеки, заключив с ними дополнительные соглашения к трудовым договорам (ст. 72 ТК РФ).

Если сотрудник отказывается от подписания дополнительных соглашений, руководство может изменить условия трудовых договоров по своей инициативе. А если он все еще не согласен – уволить его. Но при этом нужно четко соблюдать процедуру, определенную в ст. 74 ТК РФ. Если какое-либо условие, установленное ст. 74 ТК РФ, не будет соблюдено – действия работодателя будут с большой вероятностью оспорены в суде.

Для отмены локального акта либо некоторых его положений нужно издать отдельный приказ. Также можно включить пункт о прекращении действия положений в новый акт, который принимается взамен подлежащего отмене.

Особый случай

К Правилам внутреннего трудового распорядка (ПВТР) в трудовом законодательстве установлены специальные требования. Наименование локального нормативного акта – «Правила внутреннего трудового распорядка» – менять нельзя, и оно должно быть именно таким. Содержание акта должно строго соответствовать ст.189 ТК РФ. Отсутствие или нарушения в ПВТР могут повлечь ответственность по ст. 5.27 ТК РФ в виде штрафа 50 тыс. рублей на компанию либо от 5 тыс. рублей на руководителя.

В ПВТР нужно включить следующие разделы: общие положения, прием и увольнение с работы, переводы, права и обязанности сторон трудового договора, рабочее время и время отдыха, оплата труда, ответственность сторон (включая поощрения и дисциплинарные взыскания), дополнительные разделы – при необходимости. Нужно также отразить перечень должностей с особенностями (ненормированный рабочий день, суммированный учет рабочего времени, гибкий график, вредные условия труда, работа по графику, сменный график, гарантии в связи с работой в особых условиях и др.) (см., например, определение Московского городского суда от 22.12.2017 № 4г-16035/2017).

 

Распространенные ошибки

Руководство аптеки обязано ознакомить каждого работника с локальными нормативными актами под роспись (кроме штатного расписания) (ст. 22, 68 ТК РФ). Сотрудники, работающие дистанционно, проставляют свою электронную цифровую подпись (ст. 312.1 ТК РФ). Подтвердить факт ознакомления можно подписью на листе ознакомления, в журнале ознакомления, в трудовом договоре (см., например, апелляционное определение Челябинского областного суда от 18.09.2018 по делу № 11-11710/2018).

Обратите внимание, что в обязательном разделе ПВТР «Оплата труда» нужно предусмотреть конкретные дни, в которые производятся выплаты (ст. 136 ТК РФ, письмо Минтруда от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532). При этом период между выплатами должен составлять не более 16 дней (см. Рекомендацию  № 85 Международной организации труда). Документы при приеме указываются строго по ст. 65 ТК РФ и другим нормам в соответствии с законом (например, справка о характере и условиях труда по основному месту работы при приеме на работу по совместительству с вредными или опасными условиями труда – ст. 283 ТК РФ), указывать не предусмотренные законом документы нельзя.

Ошибкой, на наш взгляд, также является указание должностных обязанностей не в должностной инструкции, а в тексте трудового договора. Такого требования нет в трудовом законодательстве, но при необходимости не изменить, а, например, подробнее уточнить трудовую функцию придется заключить с работником дополнительное соглашение (ст. 72 ТК РФ).

Локальные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с трудовым законодательством (ст. 8 ТК РФ).

Юлия Жижерина

Журнал "Российские аптеки" №3, 2020