Иногда совершенно неважно, насколько опытны ваши сотрудники и как хорошо построена работа в аптеке. Авралы случаются. Особенно в традиционный сезон простуды и гриппа. О том, как справляться с очередями или мотивировать работников, мы уже неоднократно писали. Давайте разберемся, чем руководитель может помочь лично себе. 

Настраиваемся на аврал

С падением забортной температуры очереди в аптеке становятся длиннее. Это факт, от которого никуда не деться. И даже если вы заранее подобрали ассортимент, произвели закупки и изменили графики работы сотрудников, просто будьте готовы к тому, что обязательно случится какой-то форс-мажор. Самый лучший вариант – при планировании каждого рабочего дня оставлять какой-то запас на решение внезапно свалившихся проблем. Например, с 10:00 до 11:00 вы всегда будете заниматься «дырами» в ассортименте. Ни минутой меньше, ни минутой больше. 

Распределяем дела по важности. Немного скучной теории

Президент США № 34 Дуайт Эйзенхауэр запомнился нам в том числе и как создатель «матрицы Эйзенхауэра», позволяющей просто и эффективно планировать последовательность выполнения дел.

Дела распределяются по четырем секторам:

Как видите, все просто. Мы даже цвета таблицы подобрали так, чтобы было понятно, чем заняться прямо сейчас: важными и срочными делами. Потом оперативно запланировать то, что важно, но не горит прямо сейчас. Здесь главное не попасть в ловушку: закопаться в срочных задачах, заняться только ими и забыть об ожидающих важных.

Маленький лайфхак: разбейте важные задачи на короткие отрезки с установленными сроками – так у вас появится еще несколько срочных задач, попадающих в красный сектор. И пропадет часть из желтого.

С зеленым сектором все просто: вы всегда можете поручить срочные и не очень важные дела другим людям. Здесь тоже может подстерегать ловушка: у подчиненных есть своя «матрица Эйзенхауэра», так что вам очень важно понимать, что и кому вы поручаете.

Дела из синего сектора, как показывает практика, могут подождать до окончания аврала.

 

Избавляемся от «поедателей времени»

Этим термином психологи обычно называют те раздражители, которые мешают сосредоточиться на выполнении важных дел. Для каждого человека они разные, но обычно это физическая усталость, плохое настроение, недосып и даже голод. Согласитесь, трудно сосредоточиться на работе, если в животе бурчит, а голова кружится от недосыпа. Чтобы «поедатели» не вмешивались в рабочий процесс, постарайтесь позаботиться о себе – обязательно соблюдайте правило «война войной, а обед по расписанию» и делайте короткие перерывы, как только почувствуете утомление. Поверьте, 10 минут, потраченные на отдых или перекус, – это гораздо меньше, чем несколько часов, в течение которых вы не можете собраться с мыслями из-за дискомфорта. 

Служим образцом

Показывать вашим подчиненным, как справляться с авралом личным примером – практика важная и нужная. И не только для сотрудников, но и не в последнюю очередь – для самого руководителя. Во-первых, форс-мажорные обстоятельства– это возможность проверить свои лидерские качества и выявить «слабые звенья» в управлении.

Во-вторых, руководителю время от времени нужно побыть «в шкуре» своих работников. В-третьих, удовлетворение от хорошо сделанной на глазах подчиненных работы – это особо приятная разновидность удовольствия. Гордость победителя, можно сказать. Она никому не помешает, особенно когда дел выше крыши. 

Разряжаем заряженное

От аврала устают все. И руководитель, которому в аптеке нередко приходится быть буквально всем, и рядовые сотрудники, имеющие четко прописанные функции. Учитывая специфику наших коллективов, нетрудно представить, во что может вылиться эта усталость. Ссоры, скандалы, попытки переложить вину на другого – вот только малая часть «эмоционального дна» перегруза на работе. Ваша задача – сначала сделать шаг назад, а потом уже нырять с головой на это самое дно. Вдохните-выдохните и разбирайтесь с ситуацией. Дайте высказаться главному скандалисту коллектива (не выходя при этом далеко за рамки профессиональной этики), позвольте поплакать меланхолику, вовремя дайте выходной трудоголику – вы лучше знаете особенности вашего коллектива. Сейчас основная задача – разрядить обстановку таким образом, чтобы в торговом зале все оставались вежливыми профессионалами. 

Не прячемся от дел

Иногда очень хочется поиграть в страуса и засунуть голову в воображаемый песок в надежде, что поток срочных задач пролетит мимо и рассосется сам собой. К сожалению, ничего не выйдет, и на работе во время аврала расслабиться не получится. Прячьтесь от дел дома, оставляйте их на работе, закрыв двери аптеки, но сохраняйте постоянный тонус на рабочем месте. 

А о том, как отдохнуть в этот непростой период, мы вам целую статью написали (см. РА7–8, с. 88–89).

Снежана Шабанова

Журнал "Российские аптеки" №9, 2020