«Если вы хотите больше времени, вы должны сделать его».
Чарльз Бакстон, английский политик

«Может ли покупка дорогого кухонного комбайна и свежих продуктов превратить домохозяйку в пятизвездочного шеф-повара? Конечно же, нет! Точно так же и использование рекомендаций по управлению временем вряд ли приведет к положительным результатам в тайм-менеджменте. И все же научиться можно, и я хочу рассказать, как этого достичь».

Ирина Соколовская, заведующая аптекой,
которая успевает руководить предприятием, заниматься семьей и…
писать статьи в журнал «Российские аптеки»

Три навыка

Успех в тайм-менеджменте определяют три важных умения:

• Осознание
  Вспомните, как мы машем рукой, если не успели что-то сделать: времени еще полно! Это – первая ошибка. Нам нужно научиться реалистично воспринимать время и понимать, что это – ограниченный ресурс.

• Организация
  Конечно же, без разработки и организации целей, планов, графиков и задач не обойтись. Без них нельзя эффективно использовать время. 

• Адаптация
  Как часто время «утекает сквозь пальцы»… Мы не замечаем, как пролетают часы и даже дни. Нам нужно научиться отслеживать, как мы используем время в процессе работы, на что его тратим и чему отдаем предпочтение.

Из этих трех навыков организация – самый хорошо усвоенный, учитывая, что большинство рекомендаций, которые мы видим в СМИ и даже на тренингах, связаны именно с планированием. А вот осознание и организация остаются в тени. Их нужно актуализировать и отработать. 

Почувствуй время

Случай из практики

Как-то в моем коллективе была провизор N, которая умела прекрасно работать. Лучше, чем она, никто в аптеке не мог проконсультировать клиента: в ней переплетались знания, опыт и чуткость так, что люди тотчас чувствовали это и безгранично доверяли. Но при этом у нее был существенный недостаток – она всегда опаздывала. Cколько раз я говорила с ней, сколько советов давала – все было бесполезно. И когда ее перевели в другой коллектив, признаюсь, вздохнула с облегчением. 

Долго я ломала голову: в чем причины такой рассеянности? И лишь когда я попала на тренинг по тайм-менеджменту, поняла: N просто не умела реально воспринимать время. Оно было для нее неопределенной категорией без начала и конца. Не удивительно, что N ничего не успевала и всюду опаздывала. Теперь я знаю методику, которая помогает исправить это, и предлагаю ее вам. 

• Найдите время максимальной производительности. Разбейте свой рабочий день на 3–4 временных интервала и в течение недели ранжируйте их от самого продуктивного до самого «бесполезного»

• Учитесь относиться к времени как к деньгам. Создайте «временной бюджет», в котором опишите, как вы тратите свои часы в течение обычной недели. Разделяйте фиксированное время (я должна сделать) и дискреционное (я хочу сделать)

• Проанализируйте, насколько реалистично вы оцениваете время. В течение недели планируйте, сколько времени, по-вашему, займет выполнение какого-то дела, а в конце недели подсчитайте, сколько времени ушло на самом деле.

• Попробуйте зафиксировать тайминг. Запишите в конце недели, сколько времени вы потратили на выполнение с очень четкими сроками, а сколько – на решение задач с «размытым» дедлайном. Оцените, что продуктивнее.

• Избегайте ошибки необратимых затрат. Если вам кажется, что вы тратите слишком много времени на какую-то задачу, сделайте шаг назад и оцените ее важность. Насколько ценен результат? На кого повлияет завершение или незавершение задачи?

Организуйся!

Случай из практики

Много лет назад, когда еще не были так распространены электронные календари, я предложила моим первостольникам завести ежедневники, чтобы начать планировать свой рабочий день и личные дела. Поначалу эту инициативу восприняли в штыки: делать какие-то пометки коллеги были готовы, но записывать день за днем им казалось излишней тратой и времени, и… бумаги. Чтобы убедить их в том, как это удобно и полезно, мне пришлось потратить немало времени и энергии. Но и результат был: многие мои фармспециалисты научились-таки планировать свой день, и не представляли, как жили без ежедневника раньше. 

Сейчас, когда есть электронные календари, бумажные версии уходят в прошлое. У нас появилась уникальная возможность не только планировать, но и эффективно контролировать запланированное. Вот несколько рекомендаций, которые помогут оптимизировать эту задачу.

• Расставьте приоритеты в деятельности. Недостаточно перечислить свои задачи в ежедневнике: нужно оценить их по степени значимости.

• Избегайте эффекта «простой срочности». Срочность и важность – связанные, но разные понятия. Срочные задачи требуют немедленных действий, в то время как важные можно сделать позже, но зато они имеют долгосрочные последствия. Поэтому и срочные, и важные дела имеют приоритетность: их нужно выполнять в первую очередь.

• Используйте приложение-календарь. Записывайте сроки выполнения задач, встречи – делайте это сразу же, как они запланированы. Помечайте записи, задав им цифровой код (например, желтый – работа, красный – школа, зеленый – личная жизнь и т.д.).

• Попробуйте уменьшить ошибки недооценивания. Формируя планы, попросите нейтральную сторону высказать мнение о ваших прогнозируемых затратах времени на ту или иную задачу.

Все под контролем

Случай из практики

Когда я стала заведующей аптекой, мне было всего 25. Я хваталась за все сразу и в результате часть задач так и оставалась нерешенной или решенной не до конца. Время пролетало с огромной скоростью – я успевала лишь констатировать, что снова что-то не успела, о чем-то забыла, кого-то подвела. 

Сегодня я понимаю, что причина – в отсутствии навыка, помогающего контролировать себя и свою работу в течение рабочего времени. В умении даже в самый сложный и насыщенный день сказать «сделано» о какой-то задаче и организованно перейти к следующей. Достичь его помогают несколько рекомендаций.

• Попробуйте методику «наложение привычек». Свяжите свои задачи по тайм­менеджменту с устойчивыми привычками, например отслеживайте ежедневный прогресс в распределении и выполнении рабочих целей каждый вечер, когда садитесь ужинать

• Поэкспериментируйте с приложениями для отслеживания времени, чтобы контролировать выполнение задач. Помните, что при использовании этих инструментов выгода должна превышать временные затраты

• Не будьте «скрягой напоминаний». Пояснительные записки, которые многие так любят писать, должны иметь подробные объяснения, а не представлять собой «шифровки», чтобы над ними нужно было ломать голову

• Создавайте планы действий на случай непредвиденных обстоятельств. Подумайте о лучшем и худшем сценариях, когда описываете возможные результаты своих планов

• Стремитесь сократить потери времени. Создавайте временные интервалы «не беспокоить» и блокируйте сайты социальных сетей в часы пиковых рабочих нагрузок.

И помните: путь к овладению навыком управления своим временем начинается с отказа от привлекательных, легких решений. Чтобы получить реальную пользу от методик тайм-менеджмента, нужно измениться самому, а это не так просто. Зато в финале вас ждет реальный, стойкий результат.

Комментарий психолога

Наталья Чернова, практикующий психолог, который знает, как управлять эмоциями, чтобы быть счастливым

«Помидорки» спешат на помощь

Успевать больше и работать результативнее помогает метод Pomodoro. Он был назван в честь итальянца Франческо Чирилло, предложившего его. Почему «помидорки»? Потому что у Франческо был таймер в форме помидора. Итак, схема следующая:

1. Составляем список дел на день и выбираем самое приоритетное.

2. Заводим таймер на 25 минут.

3. Полностью сосредотачиваемся на выполнении задачи.

4. Когда раздастся звонок, ставим крестик напротив выбранного дела (если нужно продолжить) или вычеркиваем его (если закончено).

5. Отдыхаем 5 минут.

6. Повторяем эти получасовые «помидорки» четыре раза (два часа работы) и делаем перерыв на 20–30 минут.

NB!

• во время перерывов смените деятельность, подвигайтесь. Главное – не нагружайте мозг новой информацией

• если возникло незапланированное дело, впишите его ниже списка и продолжайте работать

• если возникшее новое дело нельзя отложить (например, совещание у руководителя), обнулите помидор, сделайте, что требуется, а потом опять запустите таймер и возвращайтесь к прерванной задаче

Журнал "Российские аптеки" №7-8, 2023 г.