Должностная инструкция в 4 этапа

Работодатель, не конкретизировавший обязанности сотрудника, фактически лишается возможности требовать их выполнения, поскольку они не оговорены в трудовом договоре (ст. 60 ТК РФ). Поэтому так важно еще до подписания последнего согласовать с работником документ, в котором будут прописаны все нюансы.

Во избежание споров и недоразумений порядок разработки, согласования, утверждения, а также структуру и форму должностной инструкции (ДИ) в аптеке лучше закрепить в отдельном локальном нормативном акте компании, например в положении или приказе. По мнению Роструда, ДИ может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ (письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Разберем основные этапы составления корректной ДИ.

Этап 1. Разработка и утверждение формы и структуры

При разработке ДИ следует учитывать требования ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введенного в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. С учетом требования этого норматива форма должностной инструкции может включать следующие реквизиты:

наименование организации
наименование вида документа
дату утверждения
регистрационный номер
место составления
гриф утверждения
разделы текста
текст
подпись разработчика (ФИО, должность, подпись, дата)
визы согласования документа
гриф утверждения документа руководителем
идентификатор электронной копии документа (если применимо).

Чтобы в дальнейшем при составлении инструкций не было разногласий, лучше утвердить форму ДИ в положении или приказе.

Основные разделы стандартной ДИ:

общие положения
требования к квалификации и знаниям
должностные обязанности
права
ответственность
заключительные положения.

Трудовым законодательством прямо не предусмотрена обязанность для коммерческой организации разрабатывать ДИ, поэтому за их отсутствие работодателя нельзя оштрафовать или наказать иным образом, что подтверждает и Роструд в письме от 09.08.2007 № 3042-6-0.

Этап 2. Разработка предварительного варианта ДИ

1. Определение требований к квалификации и знаниям

В данном разделе необходимо указывать именно квалификационные требования, определенные профстандартом. Для фармспециалистов нужно брать за основу приказ Минтруда от 9 марта 2016 года № 91н, утверждающий профстандарт «Провизор», п. 3.1:

Требования к образованию и обучению: высшее образование – специалитет. Повышение квалификации не реже 1 раза в 5 лет в течение всей трудовой деятельности.
Особые условия допуска к работе: прохождение обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров (обследований), а также внеочередных медицинских осмотров (обследований) в порядке, установленном законодательством РФ.

Эти требования необходимо указать в ДИ в разделе «Требование к квалификации». В данном разделе можно указать, какие нормативные акты должен знать работник, какими навыками владеть.

2. Определение должностных обязанностей

В этом разделе следует описать детализированный перечень обязанностей должностного лица, которые должен выполнять сотрудник с точки зрения руководителя. Не следует применять формулировки, указанные в примерах в интернете или в профстандартах, без привязки к конкретной деятельности работника в компании. Такие обязанности будут общими, и за их нарушение трудно привлечь к ответственности. Поэтому уместно описывать требования более подробно, но насколько – решает каждая компания самостоятельно.

Мы рекомендуем:

предусмотреть общие обязанности, например соблюдение дисциплины труда, локальных нормативных актов и трудового законодательства
внести требование о соблюдении правил охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности, гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций
прописать пункт, регламентирующий обязанность работника выполнять отдельные поручения и приказы заведующего аптекой в рамках трудовых функций; это позволит уточнить отдельные обязанности приказом
предусмотреть обязанность проходить обучение в компании.

ДИ не должны содержать обязанности, не предусмотренные законодательством, например, заплатить штрафы при нарушении, уволиться по основаниям, не предусмотренным законодательством (при опоздании более 3 раз) и т.д.

3. Определение содержания иных разделов ДИ

В разделе «Общие положения» можно указать следующие данные:

наименование должности согласно штатному расписанию
наименование структурного подразделения, к которому относится данная должность
непосредственный руководитель
порядок назначения и освобождения от должности
наличие и состав подчиненных
порядок замещения работника
нормативные акты, которыми работник должен руководствоваться.

В разделе «Права» обычно указывается, какими правами и полномочиями наделен работник. Для специалистов, которые имеют подчиненных, следует указать полномочия по отношению к последним.

Раздел «Ответственность» может содержать указание на то, к каким видам ответственности может быть привлечен работник: материальная, дисциплинарная, уголовная, гражданско-правовая. Также может быть указана позитивная ответственность, то есть описаны зоны, направления, за функционирование которых работник отвечает.

Раздел «Заключительные положения» может содержать указание на то, где хранится оригинал ДИ, в каком порядке происходит ознакомление с ней, порядок внесения изменений в документ.

Этап 3. Утверждение ДИ

ДИ утверждает генеральный директор, заведующий аптекой или уполномоченное лицо по доверенности. Для утверждения может быть предусмотрен гриф, который должен соответствовать ГОСТу Р 6.30-2003. Он включает слово «утверждаю» (в прописном начертании, без кавычек), наименование должности лица, уполномоченного утвердить ДИ, подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию, а также дату утверждения, оформленную в соответствии с вышеизложенными правилами, но чаще словесно-цифровым способом). Гриф располагается в правом верхнем углу лицевой стороны первого (титульного) листа. Обратите внимание, что в соответствии с ГОСТом реквизит печать отсутствует. Однако на практике компании, как правило, проставляют на гриф утверждения печать, и это не является каким-то нарушением.

Мы рекомендуем издать приказ об утверждении ДИ, хотя это не является обязательным.

В силу ст. 8 ТК РФ локальные нормативные акты, а в соответствии со ст. 57 трудовой договор (если инструкция является частью трудового договора) должны соответствовать законодательству, в противном случае такие положения действовать не будут

Этап 4. Ознакомление работника с инструкцией

В силу ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу работника должны ознакомить с локальными актами, к которым относятся ДИ, причем до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ) под роспись:

в специальном журнале ознакомления с локальными нормативными актами
в листе ознакомления с локальным нормативным актом
непосредственно в ДИ
в трудовом договоре.

Если соискатель, устраивающийся на работу, не согласен с ДИ, подписание трудового договора может не состояться. При разработке и утверждении новой ДИ компанией уже в процессе деятельности работающие специалисты могут воспринимать этот факт как изменение трудовых функций. В связи с этим рекомендуем получить согласие работников на содержание ДИ и зафиксировать в ней не только факт ознакомления, но и факт согласия работников с ее требованиями. Например, в конце инструкции можно указать:

«С инструкцией ознакомлен (а), согласен (согласна)

___________ (подпись, ФИО, дата)».

В случае несогласия работника с ДИ рекомендуем письменно запросить причины несогласия и возражения. Возможно проведение переговоров с работником и решение данного вопроса в индивидуальном порядке, например внесение соответствующих изменений. При этом после увольнения данного работника работодатель может изменить инструкцию по своему усмотрению в то время, пока должность сохраняется вакантной, и предъявить новому сотруднику ДИ уже в измененном виде.

Юлия Жижерина

Журнал "Российские аптеки" №5-6, 2022

Подробнее

Если вы фармацевт, провизор, первостольник, специалист здравоохранения или медицинский работник наш журнал «Российские аптеки» для вас.