Кадровый учет в малом бизнесе: прием на работу
Информация только для медицинских и фармацевтических специалистов

Кадровый учет в малом бизнесе: прием на работу

Учет кадров на предприятии требует и скрупулезности, и аккуратности, и знания действующего трудового законодательства. Мы подготовили подробный материал, который поможет организовать сложную процедуру приема сотрудников четко, точно и в рамках закона. Как в аптеке.

Порядок оформления

Принятие решения о приеме на работу Принятие решения о приеме на работу


Проводится собеседование, тестирование и другие, принятые в компании этапы. После того как соискатель успешно их проходит, необходимо сообщить ему о положительном результате лично, по телефону или по электронной почте (в законодательстве это не определено). Лучше напомнить заранее, какие документы для устройства на работу нужно иметь при себе.


Принятие решения о приеме на работу Проверка документов работника:

  • паспорт (оригинал)

  • документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, или страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС)

  • трудовая книжка (за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; также не требуется трудовая книжка при приеме на работу совместителя, дистанционного работника по договоренности, отказавшегося от ведения трудовой книжки, сотрудника, который будет работать не более 5 дней (ст. 66.1 ТК РФ))

  • документ воинского учета (военный билет либо приписное удостоверение) – для военнообязанных

  • документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется по законодательству)

  • совместители для работы во вредных условиях труда предоставляют справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ).

Заполнение анкеты (не обязательно)


Заполнение анкеты (не обязательно)Заполнение анкеты (не обязательно)


Можно закрепить в локальных нормативных актах компании и предлагать заполнять анкету в добровольном порядке. В нее можно включить вопросы о том, не работал ли специалист в течение 2 последних лет на госслужбе, не является ли инвалидом и не относится ли к иным льготным категориям граждан.


Ознакомление работника с локальными нормативными актами под подписьОзнакомление работника с локальными нормативными актами под подпись


Ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате, о персональных данных, иными локальными нормативными актами, инструкциями по охране труда. Подпись возможна в трудовом договоре, журнале, листе ознакомления. Проводится до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).


Ознакомление с должностной инструкциейОзнакомление с должностной инструкцией


Работника нужно ознакомить под роспись с должностной инструкцией либо отразить функции и обязанности в тексте трудового договора.


Заключение трудового договораЗаключение трудового договора


Трудовой договор заключается не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения к работе (ст. 67 ТК РФ). На экземпляре работодателя работник расписывается, что получил свой экземпляр. Трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч. 1 ст. 57 ТК РФ).


Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)


Можно заключать только с работниками, которые занимают должности или выполняют работы, указанные в Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Согласно этому документу, заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты включены в перечень должностей, при замещении которых с сотрудниками могут заключаться договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Рекомендуем, чтобы данные работы были отражены в трудовом договоре или в должностной инструкции.


Издание приказа о приеме на работуИздание приказа о приеме на работу


Приказ объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Он должен соответствовать трудовому договору и другим документам компании.


Оформление личной карточки работникаОформление личной карточки работника


Как правило, для ее ведения используют форму Т-2 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).


Проведение инструктажа по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям Проведение инструктажа по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям


Инструктажи проводятся до начала работы ответственными лицами (п. 2.1.3. Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29).


Внесение записи в трудовую книжку


Внесение записи в трудовую книжку Внесение записи в трудовую книжку


Кроме категорий, указанных в п. 2.


Оформление согласия на обработку персональных данных Оформление согласия на обработку персональных данных


Также необходимо оформить согласие о распространении (в интернет-ресурсах) и обязательство о неразглашении, если сотрудник будет иметь доступ к чужим персональным данным (ст. 86 ТК РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006).


Получение обязательства о неразглашении коммерческой тайны (при необходимости)Получение обязательства о неразглашении коммерческой тайны (при необходимости)


Для возможности привлечения к ответственности в компании должен быть установлен режим коммерческой тайны, включающий комплекс мер технического, юридического, организационного характера (Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 «О коммерческой тайне»).


Направление сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд Направление сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд


Направляется не позднее следующего дня со дня издания приказа о приеме по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).



Передача информации о бывшем госслужащем (при необходимости) Передача информации о бывшем госслужащем (при необходимости)


Если работник в течение двух последних лет работал на госслужбе, согласно Перечням (Указ Президента РФ от 18.05.2009 № 557, Указ Президента РФ от 21.07.2010 № 925), работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора по последнему месту службы в течение 10 календарных дней со дня заключения (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ, п. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29).


Передача данных в военкомат о приеме гражданина, подлежащего учету Передача данных в военкомат о приеме гражданина, подлежащего учету


Данные должны передаваться в 2-недельный срок со дня издания приказа о приеме на работу (Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Форма сообщения установлена в приложении № 9 к Рекомендациям по воинскому учету. Кроме того, работодатель обязан выдать справку для военкомата работникам без регистрации или незарегистрированным по месту пребывания (Постановление Правительства РФ от 06.02.2020 № 103); если сотрудник не стоит на учете, необходимо выдать направление в военкомат.


При приеме иностранного работника уведомить МВД


При приеме иностранного работника уведомить МВДПри приеме иностранного работника уведомить МВД


Уведомление проводится в течение 3 дней (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан» от 25.07.2002 № 115-ФЗ, приказ МВД России от 04.06.2019 № 363).


Оформление личного дела (не обязательно)Оформление личного дела (не обязательно)


Перечень документов для хранения в личных делах определяется организацией (законодательством не регулируется). Для хранения личных дел используются сейфы, запираемые шкафы, к личным делам работника ограничивается доступ. Касательно хранения копий документов в личных делах разъяснение госорганов неоднозначно, поэтому организация принимает это решение самостоятельно. Порядок хранения кадровых документов нужно установить в своих локальных нормативных актах.

Ответственность за нарушения в процедуре приема на работу

Неоформление или оформление не в соответствии с законодательством:

  • кадровых документов (приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и т.д.)

Штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)

  • трудового договора или заключение гражданско-правового договора при фактически трудовых отношениях

Штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 50 000 до 100 000 рублей на орга­низацию (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ)

Журнал "Российские аптеки" №9, 2021

Вам могут понравиться другие статьи:

Душно в торговом зале аптеки – улучшение условий труда в такой ситуации
По закону
Душно в торговом зале аптеки – улучшение условий труда в такой ситуации

В последнее время из-за повышения количества покупателей в торговом зале аптеки стало душно. Обязано ли руководство позаботиться об улучшении условий труда в такой ситуации – например, как-то обнов...

Подробнее
Брак при продаже лекарственного средства
По закону
Брак при продаже лекарственного средства

При продаже лекарственного средства обнаружился брак – пустой флакон. Препарат был получен 3 месяца назад. Можно ли его вернуть поставщику?

Подробнее
Охрана труда в 2022 и 2023 годах: на что обратить внимание уже сегодня?
По закону
Охрана труда в 2022 и 2023 годах: на что обратить внимание уже сегодня?

С 1 марта нынешнего года изменился раздел Х Трудового кодекса РФ, принято большое количество нормативных актов по охране труда, в некоторые внесены изменения. 

Подробнее
Работа после завершения смены из-за поломки кассы и очереди в торговом зале
По закону
Работа после завершения смены из-за поломки кассы и очереди в торговом зале

В конце рабочего дня сломалась одна из двух касс и в торговом зале образовалась большая очередь. Обслужить всех посетителей до закрытия аптеки не представлялось возможным. Обязаны ли фармспециалист...

Подробнее
Неплатежеспособные купюры для аптеки
По закону
Неплатежеспособные купюры для аптеки

Обязаны ли аптеки принимать поврежденные, ветхие или грязные купюры? В каких случаях купюра считается неплатежеспособной и как аргументировать отказ в ее приеме покупателю?

Подробнее
Рецепты на лекарственные средства, подлежащие ПКУ, от врача ИП
По закону
Рецепты на лекарственные средства, подлежащие ПКУ, от врача ИП

Может ли врач ИП выписывать рецепты на лекарственные средства, подлежащие ПКУ, на курс лечения свыше 30 дней? Может ли он иметь печать «Для рецептов»?

Подробнее
Если вы фармацевт, провизор, первостольник, специалист здравоохранения или медицинский работник наш журнал «Российские аптеки» для вас.