Учет кадров на предприятии требует и скрупулезности, и аккуратности, и знания действующего трудового законодательства. Мы подготовили подробный материал, который поможет организовать сложную процедуру приема сотрудников четко, точно и в рамках закона. Как в аптеке.

Порядок оформления

Принятие решения о приеме на работу

Проводится собеседование, тестирование и другие, принятые в компании этапы. После того как соискатель успешно их проходит, необходимо сообщить ему о положительном результате лично, по телефону или по электронной почте (в законодательстве это не определено). Лучше напомнить заранее, какие документы для устройства на работу нужно иметь при себе.

Проверка документов работника:

• паспорт (оригинал)

• документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета, в том числе в форме электронного документа, или страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС)

• трудовая книжка (за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые; также не требуется трудовая книжка при приеме на работу совместителя, дистанционного работника по договоренности, отказавшегося от ведения трудовой книжки, сотрудника, который будет работать не более 5 дней (ст. 66.1 ТК РФ))

• документ воинского учета (военный билет либо приписное удостоверение) – для военнообязанных

• документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется по законодательству)

• совместители для работы во вредных условиях труда предоставляют справку о характере и условиях труда по основному месту работы (ст. 283 ТК РФ).

Заполнение анкеты (не обязательно)

Можно закрепить в локальных нормативных актах компании и предлагать заполнять анкету в добровольном порядке. В нее можно включить вопросы о том, не работал ли специалист в течение 2 последних лет на госслужбе, не является ли инвалидом и не относится ли к иным льготным категориям граждан.

Ознакомление работника с локальными нормативными актами под подпись

Ознакомить с Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате, о персональных данных, иными локальными нормативными актами, инструкциями по охране труда. Подпись возможна в трудовом договоре, журнале, листе ознакомления. Проводится до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

Ознакомление с должностной инструкцией

Работника нужно ознакомить под роспись с должностной инструкцией либо отразить функции и обязанности в тексте трудового договора.

Заключение трудового договора

Трудовой договор заключается не позднее 3 рабочих дней со дня фактического допущения к работе (ст. 67 ТК РФ). На экземпляре работодателя работник расписывается, что получил свой экземпляр. Трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч. 1 ст. 57 ТК РФ).

Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)

Можно заключать только с работниками, которые занимают должности или выполняют работы, указанные в Постановлении Минтруда России от 31.12.2002 № 85. Согласно этому документу, заведующие и иные руководители аптечных и иных фармацевтических организаций, отделов, пунктов и иных подразделений, их заместители, провизоры, технологи, фармацевты включены в перечень должностей, при замещении которых с сотрудниками могут заключаться договоры о полной индивидуальной материальной ответственности. Рекомендуем, чтобы данные работы были отражены в трудовом договоре или в должностной инструкции.

Издание приказа о приеме на работу

Приказ объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Он должен соответствовать трудовому договору и другим документам компании.

Оформление личной карточки работника

Как правило, для ее ведения используют форму Т-2 (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Проведение инструктажа по охране труда, пожарной безопасности, электробезопасности, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

Инструктажи проводятся до начала работы ответственными лицами (п. 2.1.3. Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций, утвержденного Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29).

Внесение записи в трудовую книжку

Кроме категорий, указанных в п. 2.

Оформление согласия на обработку персональных данных

Также необходимо оформить согласие о распространении (в интернет-ресурсах) и обязательство о неразглашении, если сотрудник будет иметь доступ к чужим персональным данным (ст. 86 ТК РФ, Федеральный закон № 152-ФЗ от 27.07.2006).

Получение обязательства о неразглашении коммерческой тайны (при необходимости)

Для возможности привлечения к ответственности в компании должен быть установлен режим коммерческой тайны, включающий комплекс мер технического, юридического, организационного характера (Федеральный закон № 98-ФЗ от 29.07.2004 «О коммерческой тайне»).

Направление сведений о трудовой деятельности работника по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд

Направляется не позднее следующего дня со дня издания приказа о приеме по форме СЗВ-ТД (Постановление Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

Передача информации о бывшем госслужащем (при необходимости)

Если работник в течение двух последних лет работал на госслужбе, согласно Перечням (Указ Президента РФ от 18.05.2009 № 557, Указ Президента РФ от 21.07.2010 № 925), работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора по последнему месту службы в течение 10 календарных дней со дня заключения (ч. 3 ст. 64.1 ТК РФ, п. 4 ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции», Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29).

Передача данных в военкомат о приеме гражданина, подлежащего учету

Данные должны передаваться в 2-недельный срок со дня издания приказа о приеме на работу (Положение о воинском учете, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719). Форма сообщения установлена в приложении № 9 к Рекомендациям по воинскому учету. Кроме того, работодатель обязан выдать справку для военкомата работникам без регистрации или незарегистрированным по месту пребывания (Постановление Правительства РФ от 06.02.2020 № 103); если сотрудник не стоит на учете, необходимо выдать направление в военкомат.

При приеме иностранного работника уведомить МВД

Уведомление проводится в течение 3 дней (п. 8 ст. 13 закона «О правовом положении иностранных граждан» от 25.07.2002 № 115-ФЗ, приказ МВД России от 04.06.2019 № 363).

Оформление личного дела (не обязательно)

Перечень документов для хранения в личных делах определяется организацией (законодательством не регулируется). Для хранения личных дел используются сейфы, запираемые шкафы, к личным делам работника ограничивается доступ. Касательно хранения копий документов в личных делах разъяснение госорганов неоднозначно, поэтому организация принимает это решение самостоятельно. Порядок хранения кадровых документов нужно установить в своих локальных нормативных актах.

Ответственность за нарушения в процедуре приема на работу

Неоформление или оформление не в соответствии с законодательством:

• кадровых документов (приказы о приеме, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и т.д.)

Штраф от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо, от 30 000 до 50 000 рублей на организацию (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)

• трудового договора или заключение гражданско-правового договора при фактически трудовых отношениях

Штраф от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо, от 50 000 до 100 000 рублей на орга­низацию (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ)

Журнал "Российские аптеки" №9, 2021