Проверки – что может быть более беспокойным для любого собственника аптеки? Но оказывается, все не так страшно, если относиться к этому правильно. Своим опытом делится автор нашего журнала, заведующая аптекой Анна Гуцеловская.

Наш эксперт:
Анна Гуцеловская

К нам едет ревизор

В конце мая этого года мне поступил звонок из Территориального органа Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения по Свердловской области. По телефону мне сообщили, что нашу аптеку в скором времени посетит специалист Росздравнадзора с целью провести «профилактическую беседу», так как мы совсем недавно открылись. Уже через несколько дней на электронную почту пришло официальное уведомление о предстоящем визите. В документе были указаны основания проведения профилактического мероприятия и дата: 09.06.2022. К моему удивлению, в этом же уведомлении было написано, что от такого визита можно отказаться! Но делать этого я не собиралась: все же моя первая в жизни проверка, и мне очень хотелось узнать, что именно проверяется и контролируется (хотя уже изначально у меня было ощущение, что проверяется все). Здесь же было указано, что отказ от обязательного профилактического визита необходимо направлять в Территориальный орган Росздравнадзора не позднее, чем за 3 дня до этого самого визита.

Готовимся!

После получения уведомления мы собрались коллективом и начали мозговой штурм. Пришлось экстренно вспоминать все требования Минздрава, всю нормативную документацию и начать играть в «угадай-ку»: «а может, это будут смотреть?», «скорее всего вот это проверят!», «наверно, вот сюда заглянут». Опыта участия в проверках Росздравнадзора ни у кого из сотрудников не было, поэтому мы решили перестраховаться и перед предстоящим визитом провести собственный аудит. К слову, ничего перед проверкой мы так и не сделали, поскольку у нас все соответствовало требованиям. Сильного волнения перед визитом у нас не возникало, и мы были в уверенности, что все пройдет спокойно. 

День Х

В назначенное время пришла специалист Росздравнадзора, представилась, показала в развернутом виде документы, и началась «профилактическая беседа». Проверяющая контролировала наличие:

• минимального ассортимента лекарственных препаратов (каждую позицию по списку)

• выделенной карантинной зоны (в шкафу и в холодильниках)

• выделенной зоны для забракованных, фальсифицированных и контрафактных лекарственных средств (изъятых из оборота и не подлежащих продаже)

• карт учета температуры и влажности воздуха, правильность их ведения

• реестра предельных отпускных цен – я специально задала вопрос, можно ли не хранить реестр в электронном виде, так как в нынешних условиях с дефицитом бумаги и перебоями в ее поставках это было бы целесо­образно. Мне ответили, что теперь допускается хранить реестр на электронных носителях. А раньше, помните, три пачки бумаги уходило на его распечатку?

• книги отзывов и предложений, подписанной, прошнурованной и пронумерованной

• кнопки вызова персонала для маломобильных групп населения

• должностных инструкций с подписями  – всех документов со стандартными операционными процедурами

• программ производственного контроля (ППК)

• журналов, подписанных, пронумерованных, прошнурованных и  правильно заполненных:

  
  

  • по технике безопасности 

  • по вводному инструктажу

  • по инструктажу на рабочем месте 

  • по электробезопасности

  • лабораторно-фасовочного 

  • учета сроков годности

  • неправильно выписанных рецептов 

  • внутренних проверок

  • для вакцин

  • движения прекурсоров (для калия перманганата)

  • проверки правил внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

  • проверки юридических лиц и ИП

  • регистрации результатов приемочного контроля

  • учета дефектуры 

  • по обеспечению лекарственными препаратами.

Если в аптеке имеются льготный отпуск, наркотические вещества и препараты, подлежащие предметно-количественному учету, должны вестись соответствующие журналы

И это еще не всё!

Комиссия смотрела, сколько в аптеке входов и выходов, правильно ли хранятся лекарства (рецептурные препараты должны находиться отдельно от безрецептурных, полки с ЛС, отпускаемыми по назначению врача, должны быть подписаны), запросили у нас 3 протокола согласования цен ЖНВЛС (строго из последних поступлений) и документ с нашими отпускными ценами, чтобы проверить, что они не завышаются.

Несмотря на внушительный список проверяемых позиций, весь визит занял примерно час и не помешал обслуживанию покупателей. Стоит отметить, что такая «профилактическая беседа» не является полноценной проверкой, поэтому никакой записи в журнал проверки юридических лиц и ИП не делается. 

Не так страшен черт…

Мои переживания по поводу того, что будут проверять все, оправдались – проверяющие действительно посмотрели почти все, что можно было. К слову, мне вспомнилась ситуация: когда я работала в крупной сетевой аптеке, у нас должен был состояться внутренний аудит, который проходит раз в полгода. Обычно об этом предупреждают за месяц, но в тот раз мы узнали о проверке лишь за 3 дня. Я решила поделиться со своим другом и пожаловалась ему: «Вот, всегда за месяц предупреждают, а тут всего за 3 дня! Как я должна успеть подготовиться и привести все в порядок?!» На что он ответил: «Аня, ты работаешь в аптеке. У тебя всегда должно быть все в порядке. По определению». И мне его слова тогда сильно запали в душу и отложились где-то на подкорке. Я подумала: «Действительно. Он ведь прав! У нас все должно быть четко и правильно!» С тех пор я всегда строго контролировала и себя, и сотрудников, стараясь ничего не откладывать «на потом»: вовремя заполняла все журналы, следила за гигрометрами, а самое главное – за нормативной документацией, так как она очень часто меняется и иногда даже кардинально. 

Но вернемся к нашему первому визиту проверяющих. Еще по окончании «профилактической беседы» специалист нам сообщила: все в порядке. Но, как известно, пока ты не получишь официальный документ, волнение не утихнет и будет крутиться навязчивая мысль: а вдруг что-то упустили? Уже на следующий день мне на электронную почту пришел акт о проведенном профилактическом визите: «… нарушений обязательных требований не выявлено». А это значит, что я зря волновалась. А может, и нет?

Журнал "Российские аптеки" №9 2022 г.