Процедура предоставления отпусков регулируется ТК РФ, и кадровой службе аптеки следует четко ее выполнять. Мы подготовили алгоритм предоставления ежегодного отпуска, который поможет избежать типичных ошибок.

1. Направляем извещение о начале отпуска или получаем заявление работника

Сотрудник не менее чем за две недели до начала отпуска должен получить извещение об этом, в противном случае работодатель обязан предоставить отпуск в любое удобное для работника время (ст. 123, 124 ТК РФ). Форма данного извещения законодательно не установлена, поэтому работодателю нужно разработать ее самостоятельно. Рекомендуем включить в нее следующую информацию: наименование организации, исходящий номер и дату регистрации документа, должность, фамилию и инициалы работника, наименование структурного подразделения, основную часть со сведениями об отпуске, подпись работодателя, поле для письменного ознакомления работника.

Если в отпуск идет много работников, их можно уведомлять не отдельными документами, а одним, всех вместе. 

Обратите внимание, что в любом случае, когда работник использует отпуск по графику, ему нужно отправить извещение. Отсутствие последнего может повлечь привлечение работодателя к ответственности по ст. 5. 27 КоАП РФ. Впрочем, есть ситуации-исключения, в частности, когда работник: 

• был принят позже даты утверждения графика отпусков

• имеет право на предоставление отпуска в удобное для него время

• по какой-либо причине не смог или не сможет пойти в отпуск по графику, и руководство аптеки согласно предоставить

• ему отпуск вне графика. 

В некоторых небольших аптеках утверждается график отпусков, как того требует закон, но фактически работники отдыхают тогда, когда им удобно, договариваясь с руководством. В этом случае без заявления работника на предоставление отпуска не обойтись.

Форма заявления также законом не предусмотрена, поэтому, получая документ от работника, следует проверить в нем наличие всех необходимых реквизитов. В заявлении нужно указать наименование работодателя, должность, фамилию и инициалы руководителя, фамилию и инициалы работника, должность работника, наименование структурного подразделения.

В тексте заявления работнику нужно указать, какой вид отпуска он просит предоставить, дату начала отпуска, какое количество дней отпуска он хочет использовать. Заявление должно быть подписано работником и датировано. На заявлении работодатель проставляет визу о согласовании предоставления работнику отпуска.

Заявление о предоставлении ежегодного отпуска нужно подавать заранее, чтобы руководитель успел найти работнику замену на время отпуска. Сроки его подачи лучше закрепить в локальном нормативном акте, например в Правилах внутреннего трудового распорядка, чтобы избежать споров. Также нужно учитывать тот момент, что оплата отпускных должна быть произведена не позднее, чем за три полных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). За нарушение данного правила работодателю придется выплатить работнику денежную компенсацию (ст.  236 ТК РФ). 

2. Проверяем, положен ли отпуск работнику

Чтобы определиться, имеет ли право работник на ежегодный отпуск, сотруднику отдела кадров нужно собрать и проанализировать количество дней отпуска, положенное для данной категории работников, учитывая стаж в организации и количество дней отпуска, которое уже использовано. Также нужно уточнить, полагается ли работнику удлиненный ежегодный или дополнительный отпуск. 

Стаж, который дает право на получение ежегодного основного оплачиваемого отпуска, считается с первого дня работы. 

Обратите внимание, что не все периоды, когда работник числился в аптеке, можно включить в стаж для отпуска (ст. 121 ТК РФ).

Извещения о начале отпуска и заявления о его предоставлении рекомендуем регистрировать в специальном журнале, чтобы избежать споров

В стаж работы включаются:

• время работы в аптеке

• время, когда работник не работал, но за ним сохранялось место работы (период ежегодного оплачиваемого отпуска, временной нетрудоспособности, нерабочие праздничные, выходные и другие дни отдыха)

• время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на работе

• период отстранения от работы сотрудника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр не по своей вине

• время отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж работы не включаются:

• время отсутствия на работе без уважительных причин

• время отпусков по уходу за ребенком

• время отпусков без сохранения заработной платы, превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

В стаж для дополнительного ежегодного отпуска за работу во вредных условиях труда включается только фактически отработанное в таких условиях время, даже если занятость менее 0,5 ставки (ч. 3 ст. 121 ТК РФ, Письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

Законом не определен механизм расчета стажа, в связи с этим рекомендуем руководствоваться Инструкцией, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 21.11.1975 

№ 273/П-20 (в части, не противоречащей ТК РФ). Отпуск полной продолжительности нужно предоставлять работнику, если он в рабочем году фактически проработал во вредных условиях минимум 11 месяцев, а если меньше – пропорционально отработанному времени (Письмо Минтруда России от 18.10.2016 № 14-2/В-1045).

При расчете стажа работы, дающего право на дополнительный отпуск за вредные условия труда, необходимо подсчитать количество дней, в которые работник фактически отработал во вредных условиях. Далее следует определить количество полных месяцев работы во вредных условиях труда. Для этого необходимо суммарное количество дней такой работы в течение года разделить на среднемесячное количество рабочих дней (Письмо Роструда от 18.03.2008 № 657-6-0).

Работнику на неполной ставке отпуск за вредность также нужно предоставлять за фактически отработанное во вредных условиях время. Но в данном случае отработанные работником во вредных условиях часы нужно сначала перевести в рабочие дни по графику на полной ставке. 

Обращаем внимание, что правило, по которому до целого дня нужно округлять, если работник работает более 0,5 дня, а до 0 – если менее 0,5 дня, признано недействующим (Решение Верховного Суда РФ от 26.01.2017 № АКПИ16-1035).

Для упрощения процесса получения заявлений об отпуске и снижения количества ошибок можно разработать бланк заявления для заполнения работниками

3. Оформляем приказ о предоставлении отпуска

Если препятствий для использования работником отпуска нет, можно издавать приказ. Чаще всего он составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», но работодатель вправе разработать и свою форму. Работник знакомится с приказом под роспись.

4. Оформляем записку-расчет

Для расчета причитающихся работнику других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска нужно оформить записку-расчет. Она составляется по унифицированной форме № Т-6, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 или по форме организации. Данный документ необходимо передать в бухгалтерию для расчета отпускных и выплаты их работнику. 

5. Вносим сведения в личную карточку работника

После оформления приказа кадровой службе необходимо внести данные об отпуске в личную карточку работника (если карточка ведется) по унифицированной форме № Т-2, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 или по форме организации.

6. Учитываем дни отпуска в табеле учета рабочего времени

Работодатель ведет табель учета рабочего времени по форме Т-12, Т-13 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1) или по форме, утвержденной в организации. В табеле учета рабочего времени в обязательном порядке учитываются и дни ежегодного оплачиваемого отпуска. Дни, когда работник находится в отпуске, необходимо обозначать кодом «ОТ» или «09».

7. Вносим сведения в график отпусков 

По мере использования работниками отпусков в соответствующий график вносятся сведения о фактическом использовании отпуска. Иногда возникает необходимость внесения изменений, например, если работник просит перенести его ежегодный оплачиваемый отпуск на другое время, и работодатель на это согласен. Также вносятся изменения при продлении работнику отпуска (например, в связи с наступившей в отпускной период нетрудоспособностью) или в связи с отзывом работника из отпуска.

Если в организации есть график отпусков, заявления работника о предоставлении очередного отпуска не требуется

Юлия Жижерина

Журнал "Российские аптеки" №7-8, 2022