Информация только для медицинских и фармацевтических специалистов

Трудовые книжки: переход на «цифру»

В России завершается введение «электронных трудовых книжек». Какие действия потребуются от работодателей на время переходного периода и после него? Отвечаем на наиболее распространенные вопросы.



Переход на систему «электронных трудовых книжек» стартовал в России 1 января 2020 года. Он осуществляется добровольно и только с письменного согласия работника. До 31 декабря каждый сотрудник вправе самостоятельно решить, будет ли он переходить «на цифру» либо сохранит документ в привычном бумажном виде.


При необходимости сведения о трудовой деятельности могут предоставляться в виде бумажной выписки или в электронном виде (по форме СТД-Р или СТД-ПФР). Получить их можно:

  • у нынешнего работодателя или по последнему месту работы

  • в управлении Пенсионного фонда

  • в многофункциональном центре предоставления государственных услуг (МФЦ)

  • на едином портале государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа.

Термина «электронная трудовая книжка» в действующем законодательстве нет. Речь идет о сформированной работодателем основной информации о трудовой деятельности и стаже работника, которая не предполагает физического (бумажного) носителя и хранится в электронном виде в Пенсионном фонде РФ. В частности, в «электронной трудовой книжке» содержатся такие сведения, как место и периоды работы, должность и квалификация, даты приема и перевода, дата и основание увольнения. 
Что потребуется от руководства аптеки?

В связи с переходом на электронный документооборот на заведующих аптеками возложена обязанность провести ряд мероприятий, перечисленных в ч. 1 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ:

  • внести изменения в локальные нормативные акты, в первую очередь в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – в течение 2020 года

  • изменить коллективный договор, если он есть (с участием профсоюза), – в течение 2020 года

  • уведомить работников аптеки об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде – до 31.10.2020 включительно (федеральный закон от 08.06.2020 № 166-ФЗ, п. 2 постановления правительства РФ от 19.06.2020 № 887)

NB! На наш взгляд, инспекция труда будет проверять наличие письменных уведомлений с отметкой об ознакомлении с ними работников аптеки. Поэтому необходимо вручить работникам уведомление под подпись: например, они могут расписаться на втором экземпляре уведомления, в журнале, в листе ознакомления.

Если человек отказывается расписаться, рекомендуем составлять соответствующий акт.


Отсутствие уведомлений с отметками о получении влечет санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц штраф в размере от 1 до 5 тыс. руб., для юридических лиц– от 30 до 50 тыс. руб. 

Отсутствие уведомлений с отметками о получении влечет санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц штраф в размере от 1 до 5 тыс. руб., для юридических лиц– от 30 до 50 тыс. руб.


Также необходимо:


1. получить от работников заявления о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ (бумажная трудовая книжка) или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (в электронном виде) – до 31.12.2020 включительно. Однако данный срок не играет большой роли, работники могут подать заявления позже или вовсе не подавать их. В этом случае работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.


2. подавать в управление ПФР по месту нахождения организации новый отчет по форме СЗВ-ТД (утверждена постановлением правления ПФ РФ от 25.12.2019 № п730п)

  • в случаях приема на работу или увольнения – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (п. 6 постановления правительства РФ от 08.04.2020 № п460, постановление правительства от 26 апреля 2020 № 590)

  • в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи работником аптеки заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из этих кадровых мероприятий.

NB! В КоАП РФ внесены поправки об ответственности за подачу новой отчетности «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (далее СЗВ-ТД) позже установленного срока или с ошибками. Виновному в этом нарушении должностному лицу будет грозить предупреждение или штраф от 300 до 500 руб. (п. 8 ст. 1 федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Однако эти поправки вступят в силу 01.01.2021 года.


Если сотрудник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде, руководству аптеки следует:

  • внести в трудовую книжку запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)» (ч. 3 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150)

  • выдать работнику трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ (письма Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150, от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933)

  • внести в книгу учета движения трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 федерального закона № 439-ФЗ)». Проследить, чтобы работник расписался в получении

  • сдать отчет СЗВ-ТД не позднее 15-го числа следующего месяца. В поле «Дата подачи» указывается дата подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ (п. 2.3 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденной постановлением правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Если работник перешел на «электронную трудовую книжку», к бумажной версии он уже вернуться не сможет.

В процессе реализации предусмотренных законодательством мероприятий руководители аптек могут столкнуться с ситуациями, четкие алгоритмы действий для которых не прописаны. Рассмотрим их, опираясь на письма Минтруда и Роструда и пояснения замруководителя Роструда И.И. Шкловца.
Особые случаи

В процессе реализации предусмотренных законодательством мероприятий руководители аптек могут столкнуться с ситуациями, четкие алгоритмы действий для которых не прописаны. Рассмотрим их, опираясь на письма Минтруда и Роструда и пояснения замруководителя Роструда И.И. Шкловца.


1. Если работник трудоустраивается в этом году, может ли он сразу же выбрать электронный вариант трудовой книжки?


Нет, сначала необходимо оформить прием на работу в обычном порядке. В частности, после издания приказа о приеме и зачислении в штат нужно внести запись в трудовую книжку, а потом письменно уведомить работника об изменениях, которые произошли в законодательстве, и о его праве выбрать форму ведения документации в дальнейшем. Работодатель обязан зафиксировать то, что работнику уведомление выдали, зарегистрировать его заявление в журнале приема заявлений. 


2. Что делать, если должность просто переименована, а фактического перевода на другую должность не было? Как это отразить сведениях о трудовой деятельности?


Трудовое законодательство не содержит понятия «переименование должности». Любое изменение наименования – это перевод, изменение трудовой функции. Поэтому в данном случае также необходимо оформлять перевод как кадровое мероприятие, которое должно попасть в отчет ПФР.

Если ранее был издан приказ именно о переименовании должности и это отражено в трудовой книжке, нужно признать данную запись недействительной и внести новую в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек. 


3. 28 февраля мы издали приказ о найме работника со 2 марта. Сведения об этом включаем в СЗВ-ТД за февраль или март?


В приказе о приеме на работу указываются две даты: когда был издан приказ и когда начинается работа. Поскольку кадровое мероприятие называется «прием на работу», следует ориентироваться на вторую дату, то есть на 2 марта. Отчет об этом нужно направлять в ПФР уже в апреле. Такая же процедура и с увольнением. Им считается последний рабочий день, когда вы выдаете сотруднику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если он выбрал электронный вариант. 


4. Работник написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а затем потребовал, чтобы ему выдали СТД-Р. Обязаны ли мы выполнять второе требование?


Нет, работник может подать только одно из двух заявлений. Если он подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, у него нет права на получение сведений в электронном виде. 


5. Обязательно ли готовить уведомление о праве выбора бумажной или электронной трудовой книжки на каждого сотрудника? Или можно издать общее письмо для всех, а далее собрать листы ознакомления с указанием ФИО, должности?


Уведомление вручается в письменном виде каждому работнику под роспись. Вывешивать какой-либо общий список нельзя. 


6. Если у организации нет возможности выдавать работнику сведения о его трудовой деятельности в электронном виде, а только в бумажном, насколько это критично?


Если работник заявит, что хочет получить такие сведения в электронном виде, отказ может рассматриваться как нарушение его прав. Предусмотрите в своем локальном нормативном акте формат предоставления сведений работнику в электронном виде и ознакомьте с ним весь коллектив. 


7. Всем ли работодателям необходимо заполнять графу 5 формы СЗВ-ТД «Код выполняемой функции»?


Заполнение графы 5 отчета «Код выполняемой функции» на сегодняшний день не обязательно. Ее потребуется заполнять с 01.01.2021 года тем работодателям, которые применяют профстандарты. 


8. Нужно ли подавать СЗВ-ТД на совместителей?


На лиц, работающих по совместительству, форма СЗВ-ТД также заполняется и предоставляется в ПФР.


Юлия Жижерина

Журнал "Российские аптеки" №10, 2020

Вам могут понравиться другие статьи:

Обязанность работодателя по обеспечению СИЗ своих работников
По закону
Обязанность работодателя по обеспечению СИЗ своих работников

Заведующая заставила всех работающих первостольников купить маски за свои деньги. Существует ли обязанность работодателя по обеспечению средствами индивидуальной защиты своих работников, если речь ...

Подробнее
Реализация препаратов рецептурного отпуска на основании обычного листа бумаги с печатью врача
По закону
Реализация препаратов рецептурного отпуска на основании обычного листа бумаги с печатью врача

Покупатель обратился в аптеку за препаратом рецептурного отпуска, но вместо рецепта он показал обычный лист бумаги.

Подробнее
Расстаться по-хорошему
По закону
Расстаться по-хорошему

Уволить человека очень сложно. И не только потому, что его права защищает Трудовой кодекс. Ведь есть еще и моральные, и психологические аспекты расставания с бывшим сотрудником. Как сделать это с...

Подробнее
Не пустить в торговый зал аптеки покупателя без маски
По закону
Не пустить в торговый зал аптеки покупателя без маски

Имеем ли мы право не пустить в торговый зал аптеки покупателя без маски? 

Подробнее
Особенности приема на работу и увольнения персонала в пандемию
По закону
Особенности приема на работу и увольнения персонала в пандемию

Есть ли какие-то особенности приема на работу и увольнения персонала, которые появились в пандемию и действуют только на период ограничительных мероприятий?

Подробнее
Если вы фармацевт, провизор, первостольник, специалист здравоохранения или медицинский работник наш журнал «Российские аптеки» для вас.