В России завершается введение «электронных трудовых книжек». Какие действия потребуются от работодателей на время переходного периода и после него? Отвечаем на наиболее распространенные вопросы.

Переход на систему «электронных трудовых книжек» стартовал в России 1 января 2020 года. Он осуществляется добровольно и только с письменного согласия работника. До 31 декабря каждый сотрудник вправе самостоятельно решить, будет ли он переходить «на цифру» либо сохранит документ в привычном бумажном виде.

При необходимости сведения о трудовой деятельности могут предоставляться в виде бумажной выписки или в электронном виде (по форме СТД-Р или СТД-ПФР). Получить их можно:

• у нынешнего работодателя или по последнему месту работы

• в управлении Пенсионного фонда

• в многофункциональном центре предоставления государственных услуг (МФЦ)

• на едином портале государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа.

Термина «электронная трудовая книжка» в действующем законодательстве нет. Речь идет о сформированной работодателем основной информации о трудовой деятельности и стаже работника, которая не предполагает физического (бумажного) носителя и хранится в электронном виде в Пенсионном фонде РФ. В частности, в «электронной трудовой книжке» содержатся такие сведения, как место и периоды работы, должность и квалификация, даты приема и перевода, дата и основание увольнения. 

Что потребуется от руководства аптеки?

В связи с переходом на электронный документооборот на заведующих аптеками возложена обязанность провести ряд мероприятий, перечисленных в ч. 1 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ:

• внести изменения в локальные нормативные акты, в первую очередь в правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) – в течение 2020 года

• изменить коллективный договор, если он есть (с участием профсоюза), – в течение 2020 года

• уведомить работников аптеки об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде – до 31.10.2020 включительно (федеральный закон от 08.06.2020 № 166-ФЗ, п. 2 постановления правительства РФ от 19.06.2020 № 887)

NB! На наш взгляд, инспекция труда будет проверять наличие письменных уведомлений с отметкой об ознакомлении с ними работников аптеки. Поэтому необходимо вручить работникам уведомление под подпись: например, они могут расписаться на втором экземпляре уведомления, в журнале, в листе ознакомления.

Если человек отказывается расписаться, рекомендуем составлять соответствующий акт.

 

Отсутствие уведомлений с отметками о получении влечет санкции по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц штраф в размере от 1 до 5 тыс. руб., для юридических лиц– от 30 до 50 тыс. руб.

Также необходимо:

1. получить от работников заявления о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ (бумажная трудовая книжка) или о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ (в электронном виде) – до 31.12.2020 включительно. Однако данный срок не играет большой роли, работники могут подать заявления позже или вовсе не подавать их. В этом случае работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку.

2. подавать в управление ПФР по месту нахождения организации новый отчет по форме СЗВ-ТД (утверждена постановлением правления ПФ РФ от 25.12.2019 № п730п)

• в случаях приема на работу или увольнения – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (п. 6 постановления правительства РФ от 08.04.2020 № п460, постановление правительства от 26 апреля 2020 № 590)

• в случаях перевода на другую постоянную работу и подачи работником аптеки заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло одно из этих кадровых мероприятий.

NB! В КоАП РФ внесены поправки об ответственности за подачу новой отчетности «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (далее СЗВ-ТД) позже установленного срока или с ошибками. Виновному в этом нарушении должностному лицу будет грозить предупреждение или штраф от 300 до 500 руб. (п. 8 ст. 1 федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Однако эти поправки вступят в силу 01.01.2021 года.

Если сотрудник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде, руководству аптеки следует:

• внести в трудовую книжку запись: «Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)» (ч. 3 ст. 2 федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ, письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150)

• выдать работнику трудовую книжку в день подачи заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ (письма Минтруда от 12.02.2020 № 14-2/В-150, от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933)

• внести в книгу учета движения трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) запись: «Выдана на руки на основании письменного заявления (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 федерального закона № 439-ФЗ)». Проследить, чтобы работник расписался в получении

• сдать отчет СЗВ-ТД не позднее 15-го числа следующего месяца. В поле «Дата подачи» указывается дата подачи заявления в формате ДД.ММ.ГГГГ (п. 2.3 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденной постановлением правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Если работник перешел на «электронную трудовую книжку», к бумажной версии он уже вернуться не сможет.

Особые случаи

В процессе реализации предусмотренных законодательством мероприятий руководители аптек могут столкнуться с ситуациями, четкие алгоритмы действий для которых не прописаны. Рассмотрим их, опираясь на письма Минтруда и Роструда и пояснения замруководителя Роструда И.И. Шкловца.

1. Если работник трудоустраивается в этом году, может ли он сразу же выбрать электронный вариант трудовой книжки?

Нет, сначала необходимо оформить прием на работу в обычном порядке. В частности, после издания приказа о приеме и зачислении в штат нужно внести запись в трудовую книжку, а потом письменно уведомить работника об изменениях, которые произошли в законодательстве, и о его праве выбрать форму ведения документации в дальнейшем. Работодатель обязан зафиксировать то, что работнику уведомление выдали, зарегистрировать его заявление в журнале приема заявлений. 

2. Что делать, если должность просто переименована, а фактического перевода на другую должность не было? Как это отразить сведениях о трудовой деятельности?

Трудовое законодательство не содержит понятия «переименование должности». Любое изменение наименования – это перевод, изменение трудовой функции. Поэтому в данном случае также необходимо оформлять перевод как кадровое мероприятие, которое должно попасть в отчет ПФР.

Если ранее был издан приказ именно о переименовании должности и это отражено в трудовой книжке, нужно признать данную запись недействительной и внести новую в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек. 

3. 28 февраля мы издали приказ о найме работника со 2 марта. Сведения об этом включаем в СЗВ-ТД за февраль или март?

В приказе о приеме на работу указываются две даты: когда был издан приказ и когда начинается работа. Поскольку кадровое мероприятие называется «прием на работу», следует ориентироваться на вторую дату, то есть на 2 марта. Отчет об этом нужно направлять в ПФР уже в апреле. Такая же процедура и с увольнением. Им считается последний рабочий день, когда вы выдаете сотруднику трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если он выбрал электронный вариант. 

4. Работник написал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а затем потребовал, чтобы ему выдали СТД-Р. Обязаны ли мы выполнять второе требование?

Нет, работник может подать только одно из двух заявлений. Если он подал вам заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, у него нет права на получение сведений в электронном виде. 

5. Обязательно ли готовить уведомление о праве выбора бумажной или электронной трудовой книжки на каждого сотрудника? Или можно издать общее письмо для всех, а далее собрать листы ознакомления с указанием ФИО, должности?

Уведомление вручается в письменном виде каждому работнику под роспись. Вывешивать какой-либо общий список нельзя. 

6. Если у организации нет возможности выдавать работнику сведения о его трудовой деятельности в электронном виде, а только в бумажном, насколько это критично?

Если работник заявит, что хочет получить такие сведения в электронном виде, отказ может рассматриваться как нарушение его прав. Предусмотрите в своем локальном нормативном акте формат предоставления сведений работнику в электронном виде и ознакомьте с ним весь коллектив. 

7. Всем ли работодателям необходимо заполнять графу 5 формы СЗВ-ТД «Код выполняемой функции»?

Заполнение графы 5 отчета «Код выполняемой функции» на сегодняшний день не обязательно. Ее потребуется заполнять с 01.01.2021 года тем работодателям, которые применяют профстандарты. 

8. Нужно ли подавать СЗВ-ТД на совместителей?

На лиц, работающих по совместительству, форма СЗВ-ТД также заполняется и предоставляется в ПФР.

Юлия Жижерина

Журнал "Российские аптеки" №10, 2020