Специалист написал заявление о приеме на работу, сдал свои документы, и для него «бумажные» дела закончились. Но на самом деле это только начало «документальной жизни» сотрудника: каждый этап трудовой деятельности подлежит скрупулезному оформлению в соответствии с законодательством.

Организационные мероприятия

Для надлежащего учета рабочего времени предлагаем следующий порядок действий.

1. Назначить ответственного за табельный учет

Ответственный назначается приказом по форме, установленной в организации (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление Госкомстата № 1).

2. Определить форму для учета рабочего времени

Следует использовать табели учета рабочего времени по форме № Т-12 или Т-13 (утв. Постановлением Госкомстата № 1) п. 3 Письма Минтруда от 24.05.2013 № 14-1-1061.

3. Установить рабочие часы

График работы нужно установить в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) (ч. 4 ст. 189 ТК РФ). Если у кого-то из работников они отличаются от установленных в ПВТР, рабочее время следует указать в трудовом договоре (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).

Работника необходимо ознакомить с графиком работы за месяц (ч. 4 ст. 103 ТК РФ) или в срок, установленный локальными актами.

4. Определить, как фактически будет проверяться явка работников

Например, с помощью автоматических электронных систем, ответственного сотрудника, журнала учета времени прихода/ухода персонала и т.д.

5. Определить, какими документами будет оформляться неявка работника

Как правило, неявки оформляются согласно заявлениям, больничным листам, кадровым приказам (например, об отпуске) и др. Лучше установить, от кого кадровая служба получает сведения, – от самого работника или от его непосредственного руководителя.

6. Установить дату сдачи табеля в бухгалтерию, место хранения табеля

Даты ежемесячной сдачи табеля лучше отразить в приказе, чтобы избежать споров между кадровиками и бухгалтерами, которым табель необходим для расчета зарплаты.

Составление табеля учета рабочего времени

После организационных мероприятий, определяющих порядок учета, начинаются рабочие будни. Каждый месяц необходимо составлять табель для расчета заработной платы. Предлагаем следующий алгоритм.

1. Получить информацию об отсутствии работников

Как правило, это листки нетрудоспособности, заявления на отпуска и т.д.

2. Оформить необходимые кадровые документы, касающиеся рабочего времени

Обычно это приказы об отпусках или командировках, о сверхурочной работе, работе в выходной день и т д.

3. Провести необходимые приказы в информационной системе кадрового учета (при использовании программы)

Необходимо отражать приказы об отпусках, командировках, листки нетрудоспособности в компьютерной программе по учету рабочего времени.

4. Заполнять табель в установленные сроки

Явка и отсутствие работников отмечаются условными обозначениями – кодами, которые могут быть буквенными или числовыми на выбор организации. Коды могут быть установлены локальным нормативным актом организации (например, приказом), также условные обозначения предусмотрены в Постановлении Госкомстата № 1. Если сотрудник работает еще и по внутреннему совместительству, то строк в табеле должно быть две: одна – для основной работы, другая – для совместительства.

Табель следует заполнять два раза в месяц, ведь заработная плата выплачивается каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), и каждый раз она должна выплачиваться за фактически отработанное время (письма Минтруда России от 21.09.2016 № 14-1/В-911 и Роструда от 26.09.2016 № Т3/5802‑6‑1).

Табели могут оформляться вручную, например, в таблице в программе Exсel либо автоматически в программе, в которой ведется кадровый учет.

5. Сверить данные о рабочем времени в отделе кадров с данными у руководителей подразделений

Этот этап учета необходим, чтобы исключить вероятность ошибок.

6. Подписать и сдать табели в бухгалтерию

Сдача табеля возможна в бумажном или в электронном виде.

7. Хранить табели на бумажном носителе

Согласно ст. 402  Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, на бумажных носителя табели необходимо хранить 5 лет, а при работе во вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет.

Если в организации есть работа за пределами рабочего времени (ненормированный день, сверхурочная работа, работа в выходные), алгоритм по учету рабочего времени нужно дополнить соответствующими процедурами (как будет привлекаться работник к такой работе, кто ведет учет рабочего времени в выходные и др.).

Если условия изменились…

Трудовой договор, заключенный при приеме на работу, – документ, который может претерпевать серьезные изменения, и они должны быть соответствующим образом оформлены. Рекомендуем следующий алгоритм действий в таких случаях:

• издание приказа об изменении или утверждении нового штатного расписания, оформление новой редакции (при необходимости)
• проверка локальных нормативных актов на предмет соответствия изменениям; внесение изменений при необходимости, ознакомление работников под подпись
• проведение медосмотра, если необходимо
• проверка документов об образовании, если необходимо
• оформление и подпись дополнительного соглашения к трудовому договору; внесение новых и измененных данных
• издание приказа об изменениях, ознакомление работника под подпись
• запись в трудовой книжке и личной карточке работника при изменении должности или подразделения
• подача отчета СЗВ-ТД – при необходимости
• проведение мероприятий по охране труда по новой должности.

Оформление ежегодного отпуска

Всех работников не реже одного раза в год нужно направлять в ежегодный оплачиваемый отпуск. Для оформления документов о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска предлагаем следующий пошаговый порядок действий:

1. Проверить по графику отпусков, кто идет в отпуск в следующем месяце (более чем за 2 недели).

2. Подготовить уведомление для тех, кто идет в отпуск в следующем месяце (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Ознакомить с уведомлением работника под подпись. На перенос отпуска и разделение его на части нужно получить с работника отдельное заявление/согласие и согласование работодателя.

3. Составить приказ о предоставлении отпуска.

4. Ознакомить работника с приказом под роспись.

5. Отметить дни отпуска в табеле учета рабочего времени – код ОТ (ст. 91 ТК РФ).

6. Сделать запись об отпуске в личной карточке работника.

7. Оформить записку-расчет.

8. Оплатить отпуск за три дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ).

Если требуется отозвать работника из отпуска, необходимо:

• оформить служебную записку о необходимости отзыва из отпуска (не обязательно)
• направить работнику уведомление
• получить от работника согласие на отзыв либо отказ (ч. 2 ст. 125 ТК РФ)
• если работник дает согласие, оформить приказ в произвольной форме об отзыве из отпуска, ознакомить работника с приказом под подпись
• в табеле учета рабочего времени проставлять явки (Я) со дня выхода из отпуска (ст. 91 ТК РФ)
• сделать исправления в личной карточке работника.

Ответственность работодателя

Неоформление кадровых документов или оформление не в соответствии с законодательством, например табеля учета рабочего времени, приказов о переводе, увольнении, сверхурочной работе, предоставлении отпуска, направлении в командировку, грозит штрафом (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 1 000 до 5 000 рублей на должностное лицо
• от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.

Невыплата, неполная выплата, выплата не в установленный срок заработной платы грозит штрафом (ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 10 000 до 20 000 рублей на должностное лицо
• от 30 000 до 50 000 рублей на организацию.

В случае злостных нарушений при выплате заработной платы может наступить уголовная ответственность (ст. 145.1 УК РФ).

Юлия Жижерина

Журнал "Российские аптеки" №11, 2021