Kак и любой другой сотрудник, заведующая аптекой может временно отсутствовать на своем рабочем месте – например, уйти в отпуск, уехать в командировку, заболеть и т.д. В этом случае ее обязанности и полномочия необходимо передать другому лицу. И очень важно правильно оформить процесс передачи.

 

Когда функционал заведующей переходит на время к другому человеку, фактически имеет место исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя (ст. 60.2 ТК РФ) без освобождения от основной работы, которая выполняется в основное рабочее время. Сотрудник должен дать на это согласие: вариантов поручения дополнительной работы без согласия трудовым законодательством не предусмотрено.

Оформить передачу полномочий можно несколькими способами: в рамках внутреннего совместительства либо оформив временный перевод сотрудника на должность отсутствующего руководителя. Отдельно стоит рассмотреть варианты временного или постоянного выполнения некоторых его обязанностей подчиненными, за плату или без таковой. Рассмотрим алгоритмы оформления документов во всех этих случаях.

Нередко руководство аптеки издает приказ о назначении исполняющего обязанности (и.о.) или временно исполняющего обязанности (врио) заведующей. Но термины «и.о.» и «врио» отсутствуют в ТК РФ, поэтому использовать их не следует.

Совмещение должностей

При исполнении обязанностей заведующей без освобождения от работы (ст. 60.2 ТК РФ), определенной трудовым договором, обязательно производится доплата, размер которой устанавливается по соглашению сторон (ст. 151 ТК РФ).

Действовать нужно следующим образом:

1. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописать оплату за дополнительную работу (на усмотрение сторон).
2. Оформить приказ об исполнении обязанностей заведующей аптекой, в котором также прописать оплату за дополнительную работу.
3. Ознакомить работника с приказом под подпись.

Данный вариант оформления позволяет без согласия сотрудника отменить поручение дополнительной работы, предупредив его об этом в письменной форме не позднее, чем за 3 рабочих дня. С другой стороны, и работник аптеки имеет право досрочно отказаться от выполнения дополнительной работы, предупредив об этом в такой же срок. 

Временный перевод на должность заведующей

Согласно ст. 72.2 ТК РФ по соглашению сторон, которое заключается в письменной форме, сотрудник может быть переведен на другую работу для замещения временно отсутствующей заведующей. 

Для этого необходимо:

1. Оформить дополнительное соглашение.
2. Оформить приказ о временном переводе по унифицированной форме Т-5 или по форме организации.

NB! Делать запись в трудовой книжке, личной карточке не надо, так как перевод является временным.

Заведующая уволилась, а новую пока не нашли. Как быть в этом случае?

Воспользоваться ст. 60.1 ТК РФ не получится, ведь заведующая отсутствует не временно, а имеет место вакантная должность. В этом случае есть возможность перевести на нее кого-то из сотрудников аптеки временно либо заключить с кем-то из них договор о работе по внутреннему совместительству. Встречаются случаи, когда обязанности заведующей исполняет временный работник, нанятый по срочному трудовому договору.

Право подписи

Сотрудник, замещающий заведующую, должен будет подписывать официальные документы. Для этого на него нужно оформить доверенность. Заведующая может делегировать право подписи любого документа любому работнику аптеки (кроме случаев, когда учредительные документы прямо запрещают это делать).

Для оформления передачи права подписи необходимо:

1. Оформить приказ о наделении правом первой подписи.
2. Оформить доверенность в соответствии со ст. 185, 185.1, 186 ГК РФ.

Как подписывать документы?

Работник, выполняющий функции руководителя, в подписываемых документах всегда указывает свою актуальную должность: если речь идет о совмещении – провизор или фармацевт, если о временном переводе – заведующая. 

Передача полномочий

Рассмотрим ситуацию, когда какую-то часть функций заведующей аптекой следует делегировать на постоянной основе, например поручить одному из подчиненных контролировать приход работников на работу и уход домой после смены. В ТК РФ нет специальных требований к оформлению таких ситуаций, практика сформировала следующие подходы. 

Полномочия можно передать при приеме на работу

Для этого необходимо:

1. Закрепить делегируемые полномочия в должностной инструкции, издав соответствующий приказ.
2. Ознакомить работника аптеки с должностной инструкцией под подпись.
3. Закрепить распределение полномочий в приказе.
4. Ознакомить работника с приказом под подпись.

Уже работающему в аптеке специалисту можно передать дополнительные полномочия

ТК РФ рассматривает такое делегирование как поручение дополнительной работы. Поэтому для его осуществления обязательно нужно заручиться согласием. Тут возможны 2 варианта: дополнительная работа выполняется бесплатно либо же за нее придется доплачивать. Оформление будет разным.

ВАРИАНТ 1

На практике заведующие нередко поручают выполнение тех или иных дополнительных задач устно, и подчиненные соглашаются с таким положением дел не требуя ни оформления, ни доплаты. В этом случае существует риск, что работник решит обжаловать требования работодателя, обратится в суд или в проверяющие органы. Ст. 60 ТК РФ прямо запрещает требовать от сотрудника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором. Если соответствующее нарушение будет доказано, инспекция труда может привлечь работодателя к ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ (штраф на компанию от 30 000 до 50 000 рублей, штраф на руководителя – от 1000 до 5000 рублей). К тому же, если работник сделает работу некачественно, привлечь его к ответственности тоже нельзя, ведь документы не оформлялись, поручения как будто и не было. Поэтому даже при согласии и желании подчиненного взять на себя дополнительные обязанности это необходимо оформить документально.

 

Алгоритм будет следующий:

1. Внести изменения в должностную инструкцию либо утвердить новую редакцию должностной инструкции, издав соответствующий приказ.

Обратите внимание! Если должностная инструкция является частью трудового договора, любое изменение и дополнение в нее (как в часть трудового договора) вносится путем подписания дополнительного соглашения (ст. 72 ТК РФ).

2. Ознакомить работника с измененной должностной инструкцией под подпись.
3. Издать приказ о распределении полномочий.
4. Ознакомить работника с приказом.

ВАРИАНТ 2

Если выполнение дополнительной работы будет оплачиваться, работодателю потребуется:

• Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

• Оформить приказ о совмещении должностей.

• Издать приказ о распределении полномочий (рекомендуется).

• Ознакомить работника с приказами под подпись. 

Юлия Жижерина

Журнал "Российские аптеки" №7-8, 2020