В вашей аптеке появился новый работник. Как сложиться его профессиональная жизнь? Будет ли она успешной или прервется в самом начале, после чего вам снова придется тратить время и силы на поиски? Во многом это зависит от того, насколько успешной была адаптация новичка в первые недели и месяцы работы.

Процедуры адаптации призваны помочь разобраться в технологии работы, отношениях в коллективе, правилах поведения именно в этой аптеке. Поэтому их содержание и результаты следует фиксировать документально, ведь речь идет ни много ни мало о том, сможет ли новый сотрудник остаться с вами после испытательного срока. 

Виды адаптации:

• Профессиональная – освоение особенностей выполнения профессиональных заданий, технологии работы именно в этой аптеке

• Личностная – знакомство с другими сотрудниками, принятым стилем общения и поведения в данной конкретной группе, особенности коммуникации с начальством

• Физиологическая – акклиматизация в новом помещении, освоение новой дороги на работу, изучение кафе, где можно перекусить в перерыве и т.д.

• Экономическая – повышение/снижение зарплаты, сроки выплат, затраты на дорогу, обеды и т.д.

Успешная адаптация обязательно должна затрагивать все перечисленные стороны жизни работника. 

Инструменты адаптации

Вводный тренинг. Это может быть обычная беседа, в которой работника знакомят с должностными обязанностями, рассказывают об организации, писаных и неписаных правилах взаимодействия внутри нее. Но если новых сотрудников несколько, можно устроить настоящий тренинг – занятие с презентацией, интерактивными заданиями, итоговыми тестами.

Брошюра «Добро пожаловать». Письменное изложение необходимых новичку сведений – графика работы, ФИО коллег и руководства, телефонов, времени еженедельных совещаний и т.д. Такой мини-справочник очень полезен. Во-первых, информация в письменном виде часто воспринимается лучше, чем на слух. Во-вторых, брошюра всегда под рукой, при необходимости ее содержание можно быстро освежить в памяти.

Экскурсия по помещению. Работнику аптеки в первую очередь необходимо знать, как расположены препараты в торговом зале, где они хранятся на складе. Большое значение имеет и физиологическая адаптация: человек должен научиться ориентироваться в новом помещении, знать, где находятся туалет, комната отдыха и т.д. 

 

Адаптационный план – перечень всего того, что сотруднику предстоит сделать, изучить и освоить в течение первой недели, месяца, трех месяцев работы. Подобный подход позволит не придумывать задания «на бегу», а подойти к адаптации системно. Как показывает практика, подробный план, ставящий перед работником конкретные, ясно описанные задачи с четко обозначенными сроками и критериями выполнения, должен быть расписан как минимум на ближайший месяц. Отдельные моменты нужно наметить хотя бы в общих чертах в более долгосрочной перспективе.

Встречи с руководителем. В первую неделю лучше проводить их каждый день, далее – еженедельно. Новичку обязательно нужна обратная связь, он должен быть в курсе своих промахов и достижений. Их также нужно озвучивать и фиксировать на тот случай, если по итогам испытания будет принято решение об увольнении.

Назначение наставника, куратора. Наставничество – распространенная практика в аптеках, опытные сотрудники обязательно должны помочь новичкам войти в курс дела, разобраться в конкретных особенностях работы. Соответствующие их обязанности желательно заранее прописать в должностных инструкциях, подробно обозначив, что именно нужно контролировать, как и в ­каких ситуациях помогать, когда и в какой форме отчитываться перед руководством и т.д. Обычно наставничество длится в течение всех 3 месяцев испытательного срока.

 

Перед выходом на работу

Первый рабочий день очень важен, поэтому к нему нужно подготовиться заранее. Прежде всего, необходимо определиться, кто будет наставником нового работника. Это может быть как сама заведующая, так и любой более опытный сотрудник аптеки. Подготовьте рабочее место – пусть человек почувствует, что его здесь ждали. Кадровые документы также должны быть готовы к подписанию. Если кадровый учет ведется в центральном офисе, стоит попросить работника съездить туда заранее, чтобы иметь возможность полностью посвятить первый рабочий день знакомству с аптекой. Безусловно, к приходу нового сотрудника нужно составить план его адаптации, продумать, какие адаптационные процедуры будут использоваться. 

Первый день

Ознакомление с локальными актами и обязательные инструктажи – первая, хоть и формальная часть адаптационных процедур. Если у вас есть прописанные стандарты, регламенты, алгоритмы работы, чек-листы – позвольте работнику изучить их в спокойной обстановке, что-то, возможно, скопировать, взять с собой. Затем следуют вводный тренинг, экскурсия, знакомство с куратором. В ходе тренинга обсудите проект адаптационного плана. Важно, чтобы работник не получал этот документ в готовом виде, а принимал непосредственное участие в его формировании. Если он просит внести в план какие-либо коррективы, лучше пойти ему навстречу.

NB! Вводный тренинг и экскурсию по новому месту работы можно записать на диктофон и передать запись сотруднику, чтобы он мог прослушать всю информацию еще раз.

В соответствии с трудовым законодательством, в первый рабочий день необходимо:

• проверить документы работника

• ознакомить его с локальными актами (пусть и формально)

• составить трудовой договор

• оформить кадровые документы

• провести инструктажи по охране труда 

Первая неделя

Этот период требует особого внимания от наставника. По возможности он должен находиться рядом с новым сотрудником в течение всего дня, быть готовым при необходимости прийти на помощь и взять ситуацию под контроль. Лучше всего, если у него будет возможность письменно фиксировать недочеты в работе новичка, а также его успехи в приобретении новых навыков.

NB! В конце каждого рабочего дня найдите время, чтобы обсудить с новым сотрудником процесс адаптации. Это может быть совсем короткая беседа, но она очень важна для снижения тревожности. Работник должен иметь адекватное представление о том, в каком направлении движется и что думает об этом его начальство.

Первый месяц

Настало время постепенно увеличивать нагрузку, оценивая, хорошо ли человек ориентируется в ассортименте, алгоритмах продаж, каковы его навыки работы с покупателями. На этом этапе вам в общих чертах должно стать понятно, обучаем ли новый сотрудник, вписывается ли он в коллектив, справляется ли с поставленными задачами и сможет ли работать у вас далее. Если ответ на эти вопросы отрицательный, ни в коем случае не нужно ждать конца испытательного срока. Чем дольше человек работает, тем тяжелее будет с ним расстаться. Вам по-прежнему нужно регулярно встречаться с сотрудником, но уже не каждый день, а раз в три дня, а затем – раз в неделю. Также необходимо следить за выполнением адаптационного плана, в особенности если у вас есть сомнения, что испытательный срок будет пройден до конца.

NB! В конце месяца обязательно узнайте у подчиненных, что они думают о новом сотруднике, комфортно ли им работать вместе с ним. 

Первые три месяца

Продолжайте адаптацию в прежнем режиме, постепенно ослабляйте контроль и готовьте нового сотрудника к свободному плаванию. Пусть он привыкает действовать и принимать решения в одиночку, вмешательство куратора сейчас необходимо только в критических ситуациях.

NB! Не стоит проводить «разбор полетов» во время смены, тем более на глазах у посетителей. Лучше разбирать ошибки в работе в конце дня, желательно – один на один. 

­

Момент истины

Принять окончательное решение о том, подходит ли вам новый сотрудник, нужно не менее чем за 2 недели до окончания испытательного срока. Если его работа вас устраивает, сообщите это сразу, человеку будет приятно. Каких-то специальных документов для этого не требуется.

Если же ответ отрицательный, вам необходимо подготовить документы, что работник не смог адаптироваться и не справляется со своими трудовыми обязанностями. Его нужно известить об этом за три дня до увольнения.

NB! Лучше договориться об увольнении по собственному желанию. Получив запись о неудовлетворительном результате испытания в трудовую книжку, бывший работник может обратиться в суд, а судебная практика по данному вопросу далеко не всегда в пользу работодателя.

Юлия Жижерина

Журнал "Российские аптеки" №9, 2019