Наш эксперт: Виктория Андросова,
основатель и генеральный директор российской IT-компании ФармХаб

Две проблемы, которые снижают доход аптеки, – это несостоявшиеся продажи и избыточный товарный запас. Полностью решить их, конечно, невозможно, но есть несколько хорошо работающих приемов, которые позволят оптимизировать закупки и минимизировать потери.

Можно начинать считать потерянную прибыль, если клиент не смог купить нужный ему препарат. На графике 1 упущенные продажи показаны синим пунктиром. Мы видим, что ЛС X продается практически каждый день, в среднем по 3 единицы. При этом в течение определенного времени данной позиции не было в продаже. В эти дни препарат также мог быть продан, как обычно, в количестве трех штук. В итоге – упущенная прибыль. А еще расстроенный клиент, который может уйти к конкуренту. 

Затоваренный склад

Избыточный товарный запас тоже мешает зарабатывать больше. Аптека закупает много товара, который очень медленно продается. Получается, что вложенные в него средства могли быть потрачены на ходовые позиции. Возрастает риск просрочки, а это уже прямые финансовые потери. А еще товар занимает условное «складское/полочное» пространство, а оно тоже стоит денег. На графике 2 видно, что ближе к началу отчетного периода была сделана большая закупка препарата Y. Через две недели – новая закупка, хотя старый товар еще не распродан. В результате аптека пытается продать остатки, которые занимают место на складе, и оборотные деньги. Решение этой проблемы в дробных и небольших по объему закупках. Таким образом, на складе всегда есть товар, но он не залеживается, так как закупается часто и небольшими партиями.

Как понять, сколько нужно закупать?

Есть несколько факторов, которые влияют на частоту и объем закупок:

• остатки в день заказа

• акция по НТЗ (неснижаемый товарный запас)

• время доставки заказа

• страховочный запас

• количество продаж в день

Выясним, сколько нужно закупить товара, чтобы в аптеке был запас на следующую неделю, то есть 7 дней.

Известно, что:

• на остатках еще есть 35 упаковок препарата Z

• аптека участвует в акции, по условиям которой остаток товара не должен быть менее 5 штук

• доставка товара происходит на третий день после заказа

• страховочного запаса в аптеке должно хватать на 2 дня

• в среднем продается 11 упаковок Z в день. 

Используем самый простой вариант расчета – линейную модель, которую каждый может применять самостоятельно. 

За неделю аптека продаст (7 x 11 = 77) упаковок Z. К этому нужно добавить страховочный запас (2 x 11 = 22) и время доставки (3 x 11 = 33), а затем вычесть уже имеющийся остаток (35 уп.). Кроме того, по условиям акции нам необходим НТЗ в размере 5 упаковок. В данном случае страховой запас (22 шт.) покрывает НТЗ (5шт.), поэтому формула выглядит следующим образом:

77 + 22 + 33 – 35 = 97

Итак, оптимальный объем заказа – 97 упаковок, однако нам необходимо учитывать минимальный объем и кратность заказов у дистрибьюторов. Если каких-либо ограничений нет – смело заказываем ровно столько, сколько нам нужно, но может быть так, что поставщик принимает заказы в количестве, кратном 30, то есть нужно закупить или 90 штук или сразу 120.

В данном случае аптеке нужно принять решение: закупить 120 упаковок и потратить дополнительные деньги, которые могли бы пойти на закупку другого товара, либо, рискнув остаться без товара или нарушить условия акции НТЗ, закупить 90 штук, либо передать заказ другому поставщику, с иными условиями заказа, если таковой имеется*.

 

* В наших расчетах мы не учитывали сезонность, праздники, маржинальность, проходимость товара и ряд других факторов. Для более точного прогнозирования можно использовать современные компьютерные программы, работающие практически с любым количеством переменных. Если же цифровые решения пока не вошли в практику вашей аптеки, применяйте линейную модель – она поможет избежать грубых ошибок в планировании товарных запасов.

Журнал "Российские аптеки" №6, 2019